Controllo di gestione del poliambulatorio: come farlo con il software medico

I poliambulatori sono delle aziende a tutti gli effetti e, proprio per questo, è importante controllare il loro andamento, valutare le performance, individuare punti di debolezza e di forza e, se necessario, intervenire per aumentare la produttività. Il software per poliambulatorio rappresenta un valido supporto per studiare l’andamento della struttura medica ed effettuare valutazioni, dal momento che consente di raccogliere dati su tutte le attività del poliambulatorio e di renderli fruibili per effettuare analisi dettagliate.

Vediamo le attività e le pratiche di controllo da effettuare per poter ottimizzare la gestione del poliambulatorio.

Controllo di gestione: cos’è e come funziona

Per parlare di controllo di gestione del poliambulatorio, occorre effettuare un passo indietro e spiegare che cosa si intende per controllo di gestione.

Il controllo di gestione è un’attività che va a definire tutti quei processi, metodi, tecniche e strumenti che consentono di monitorare le performance e la realizzazione di specifici obiettivi precedentemente prefissati. L’attività di controllo di gestione consente anche di tenere sotto controllo l’aspetto economico e i fattori produttivi, al fine di gestire al meglio le risorse a disposizione presenti in azienda. Il controllo di gestione è quindi da sempre una funzione fondamentale per qualunque azienda, anche per quelle del settore sanitario. Questo perché non solo aiuta ad analizzare e valutare l’andamento del poliambulatorio o della struttura medica, ma consente anche di ottimizzare l’efficienza e aumentare la produttività. Vediamo in cosa concerne l’attività di controllo di gestione consigliata per un’impresa del settore sanitario.

Le attività di controllo: cosa valutare per migliorare le performance

Per analizzare e valutare le performance presso un poliambulatorio è necessario esaminare l’attività di controllo di gestione che può ridurre la criticità e, di conseguenza, aumentare la produttività.

Lo scopo primario di un poliambulatorio è di ottimizzare la gestione della struttura e offrire un servizio sempre puntuale e celere verso tutti i pazienti. Vediamo, dunque, quale attività di controllo è consigliata e che un software per poliambulatorio permette di svolgere:

• studiare e analizzare l’intero flusso dei servizi offerti presso il poliambulatorio, al fine valutare le diverse interazioni che avvengono tra il personale sanitario e i pazienti;
• esaminare la patient journey e valutare le eventuali criticità;
• esaminare e definire gli obiettivi da raggiungere in futuro, soprattutto a livello di produttività e performance, e condividerli con le risorse interne;
• comprendere i limiti della struttura medica e superarli al fine di garantire un servizio alto a livello qualitativo e, quindi, arrivare a far vivere ai pazienti un’esperienza migliore.

Grazie a questa attività di controllo di gestione, quindi, il poliambulatorio può definire i punti debolezza e i punti di forza ed effettuare una serie di interventi che possono migliorarne la gestione.

Le pratiche di controllo da effettuare con il software per poliambulatorio

A seguito dell’attività di controllo di gestione, è quindi naturale prevedere anche tutta una serie di pratiche concrete da svolgere al fine di portare avanti un’ottimale gestione del poliambulatorio. Queste pratiche possono essere agevolate anche grazie al supporto del software per poliambulatori. Vediamo le pratiche di controllo che è possibile effettuare in dettaglio.

1. Controllo obiettivi: una volta definiti gli obiettivi da raggiungere, diventa necessario controllare e valutare quali risultati vengono raggiunti nel tempo e se siano proporzionati alle risorse disponibili nel poliambulatorio e ai servizi erogati.
2. Controllo soddisfazione dei pazienti: è fondamentale verificare se i servizi erogati dal poliambulatorio rispondono alle richieste e alle aspettative dei pazienti. Difatti si parla di patient’s satisfaction dal momento che si valuta e si controlla l’effettiva soddisfazione dei pazienti nei riguardi di una prestazione o servizio. Questa pratica la approfondiremo più avanti.
3. Controllo effettivo delle prestazioni erogate: può sembrare scontato, ma controllare le prestazioni erogate ai pazienti (visite, esami, diagnosi, etc.) è fondamentale per poter assicurare efficienza e qualità. Gli aspetti principali da controllare sono: l’orario di apertura e chiusura del poliambulatorio, la sala d’attesa, la reception, l’ambiente in generale, l’accoglienza verso i pazienti, i turni dello staff medico e gli strumenti e gli ambulatori a disposizione.

Queste tre diverse pratiche di controllo sono fondamentali per poter migliorare l’organizzazione del poliambulatorio e ridurre le eventuali criticità. Infatti possono aiutare a ridurre gli sprechi e le saturazioni delle agende, riabilitare i macchinari non utilizzati ed evitare no-show e appuntamenti mancati. E l’aiuto di un software medico come On.Health diviene fondamentale per far fronte ai diversi interventi da svolgere. Vediamo come il software per poliambulatorio diventa un valido e prezioso alleato per analizzare i dati ed effettuare in modo efficace le diverse pratiche di controllo.

Analizzare la patient journey con l’aiuto del software per poliambulatorio

Abbiamo già parlato di quanto sia importante seguire e soddisfare i pazienti in ogni singolo momento della patient journey (leggi l’articolo di approfondimento dedicato a come migliorare la patient journey con il software per poliambulatorio), ma come analizzare l’effettivo andamento del viaggio che il paziente compie durante il suo percorso di cura? La risposta è affidarsi a un software per poliambulatori come On.Health.

Dall’inizio alla fine della patient journey, il software per poliambulatorio On.Health segue il paziente in tutte le fasi del percorso: dalla prenotazione al promemoria, dalla fatturazione fino all’assistenza. Ciò consente alla struttura medica di analizzare l’andamento dei servizi offerti e snellire i compiti della reception, così da evitare lunghe attese o file ed evitare sprechi, ritardi, no-show e inefficienze. In questo modo, il direttore sanitario che gestisce il poliambulatorio ha modo di valutare e migliorare la patient journey in ogni suo stadio, incidendo così positivamente sulla soddisfazione dei pazienti.

Patient’s satisfaction: come misurarla con il software medico

Un aspetto importante da tenere conto per valutare al meglio la performance di un poliambulatorio è la patient’s satisfaction. Essere a conoscenza della soddisfazione dei pazienti è cruciale, dal momento che è il dato da cui partire per valutare i servizi offerti e migliorarli laddove ci siano carenze. Un valido alleato per valutare e migliorare la patient’s satisfaction è il software per poliambulatorio. Attraverso questionari mirati con poche e semplici domande, è possibile acquisire preziosissime informazioni da parte dei pazienti e riutilizzarle attraverso il software medico al fine di rendere il poliambulatorio più efficiente e performante.

Ottimizzare la gestione con statistiche fornite dal software per poliambulatorio

Abbiamo visto come le pratiche di controllo possono aiutare a migliorare le performance del poliambulatorio, ma affidarsi a un software medico come On.Health significa (anche) avere i dati della struttura sanitaria sempre a portata di mano. Attraverso una dashboard dedicata, il software per poliambulatori On.Health individua e traccia le statistiche di base o i KPI (key performance indicator – indicatori di efficienza) che rivelano l’effettivo quadro attuale della struttura sanitaria e rendono più evidenti, a livello analitico, quelli che sono i punti di forza e i punti di debolezza. I KPI possono essere analizzati attraverso l’esportazione di un report personalizzabile e semplice da leggere, scegliendo il periodo di interesse e le metriche che più si preferiscono. Inoltre, la possibilità di avere sempre a disposizione i dati registrati dal software medico permette al direttore sanitario di decidere quale strategia intraprendere per il futuro al fine di portare il poliambulatorio a una crescita continua, sia a livello di produttività che di efficienza.

Il software medico On.Health mette dunque a disposizione dei poliambulatori un modulo che, in questo senso, può fare la differenza: Business Analytics. Scopriamo nel dettaglio questo modulo del software per poliambulatorio On.Health.

Business Analytics del software medico On.Health: i dati che rendono il tuo poliambulatorio più efficiente

Ormai analizzare e raccogliere i dati è diventato vitale per una struttura medica e il software per poliambulatori On.Health può essere un alleato molto prezioso dal momento che consente di effettuare un’analisi dei dati molto efficiente e chiara. Attraverso il modulo di Business Analytics del software medico On.Health, è possibile visualizzare i dati in modalità dinamica e intuitiva e in più esportarli nel formato più adatto alle proprie esigenze, così da poter accedere a tutte le informazioni più utili. L’obiettivo principale dell’analisi dei dati è di prendere le decisioni migliori per ottimizzare l’efficienza del poliambulatorio.

In dettaglio il modulo di Business Analytics del software per poliambulatori On.Health consente di:

• individuare e registrare gli indicatori più essenziali e significativi per poter valutare le prestazioni;
• monitorare in tempo reale la struttura medica (pazienti, servizi, costi, staff medico);
• raccogliere le informazioni e le statistiche e organizzarle in report semplici e personalizzabili.

In questo modo prendere le decisioni per il futuro sarà ancora più semplice.

 

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