Come rendere più efficiente un poliambulatorio?

Come rendere più efficiente un poliambulatorio?

Pazienti, medici, infermieri personale amministrativo…. gestire un poliambulatorio significa mettere a sistema una serie di esigenze profondamente diverse tra loro, mantenendo il baricentro sulla qualità dei percorsi di cura, rispettando le normative burocratiche sempre più stringenti e puntando comunque all’efficienza.

Non è facile, lo sappiamo, ecco perché abbiamo pensato di stilare una piccola guida dedicata ai gestori di strutture mediche che possa fungere da punto di partenza per attivare un processo di miglioramento. Un elenco ridotto di consigli su pratiche, strumenti e approcci che possono rivelarsi utili per organizzare e gestire efficacemente un poliambulatorio.

1. Si parte dal Patient Journey

Ne abbiamo già parlato qui. Il “viaggio del paziente” è costituito da tutte le azioni che una persona compie dal momento in cui si informa sui servizi erogati dalla struttura medica fino a quando viene dimessa dopo le cure.

Mettere al centro il paziente significa accompagnarlo in tutto il suo percorso, agevolandolo e predisponendo al meglio ogni “momento di contatto” con la struttura. In questo senso, un software per poliambulatori può rivelarsi un compagno di viaggio davvero prezioso.

Con On.Health, il software per strutture mediche di Onit Sanità, il poliambulatorio può offrire diversi servizi che il paziente usa in prima persona per prenotare visite, pagare prestazioni e ottenere i vari referti. Un processo di responsabilizzazione che, oltre a rendere protagonista il paziente, si traduce in una più semplice gestione del poliambulatorio. Ma non solo! Molte funzioni dedicate al personale della struttura medica, come ad esempio il planning degli appuntamenti, consentono di diminuire le file agli sportelli rendendo così più piacevole la journey del paziente.

Morale della favola? Mai sottovalutare il potere di un buon software gestionale per poliambulatori per migliorare la patient Journey!

2. Buona comunicazione medico-paziente: in mezzo c’è un software per poliambulatori.

Come già detto, il primo approccio di un (potenziale) paziente parte da molto prima del suo ingresso in struttura. Se avrà bisogno di cure, inizierà a informarsi e, inevitabilmente, finirà per cercare risposte online. Ecco perché è importante curare prima di tutto il proprio sito internet, avere testi ben scritti e ottimizzati in chiave SEO, tenere aggiornata la pagina GoogleMy Business e anche i social.

Sì, la buona gestione di un poliambulatorio passa anche da qui: dalla comunicazione. Bisogna usare un Tone of Voice adeguato alla propria posizione, scegliere i canali giusti per raggiungere il target desiderato e usare tutta la tecnologia che si ha a disposizione.

Non solo internet. A volte la buona comunicazione passa anche da un semplice sms. Il servizio di messaggistica automatica del software gestionale per poliambulatori On.Health permette di inviare al paziente un sms per ricordargli delle visite prenotate. Si tratta di un gesto semplice ma che, oltre a far sentire “coccolato” il paziente, è anche strategicamente utile a ridurre il rischio di no-show.

Ricapitolando: bisogna pensare a una comunicazione efficace, utilizzando vari canali e vari strumenti. Anche se il cuore di tutto rimarrà sempre il momento in cui il paziente si rapporterà al personale e ai medici, questo non significa che un buon rapporto di fiducia non si possa instaurare anche con queste attività.

Fornendo informazioni in modo chiaro e risposte puntuali è possibile fare la differenza in termini di Brand Reputation e fidelizzazione del paziente. E, come abbiamo visto, il software gestionale medico è in grado di facilitare il raggiungimento di questi obiettivi.

3. Raccogli i dati e trasformali in informazioni utili grazie al software per poliambulatori.

Per migliorare la gestione del poliambulatorio, prima di tutto è necessario conoscerlo a fondo.
Quanti pazienti passano in struttura ogni giorno? Qual è la loro età media? A quanto ammonta Il tempo di attesa necessario a fruire dei vari servizi? Queste sono solo alcune delle possibili domande a cui è necessario dare risposta per migliorare le proprie attività in termini di efficienza. E la lista è praticamente infinita!

Fortunatamente si può contare sulle funzioni del software gestionale per poliambulatori. Le funzionalità di Business Analytics di On.Health permettono di monitorare il comportamento di pazienti, medici, operatori e tenere traccia di tutte le attività del poliambulatorio, restituendo dati utili a comprendere eventuali criticità in termini di Patient Journey.

Prendere decisioni Data Driven, pratica diffusa da diversi anni a livello aziendale, è diventata una priorità anche in abito sanitario. Ecco il software medico On.Healthpropone strumenti di Business Intelligence che permettono di rispondere a ogni possibile domanda in modo preciso e in poco tempo.

Più informazioni hai e più hai conoscenza, questo è vero.
Ma per pendere le giuste decisioni devi sapere anche quali sono gli obiettivi che vuoi raggiungere.

4. Fissa obiettivi che siano SMART

SMART è un acronimo che sta per Specific, Measurable, Achievable, Relevant e Timely.

Nella gestione del poliambulatorio, è importante fissare obiettivi che siano:

  • Specifici
    Cerca di avere chiaro cosa vuoi migliorare davvero. Solo così potrai scegliere strumenti e strategie giuste.
  • Misurabili
    Cosa significa “migliorare”? Non possono esserci confini fumosi: se vuoi diminuire il tempo d’attesa medio del paziente, ad esempio, dovrai sapere esattamente di quanti minuti dovrà essere inferiore a quello attuale.
  • Raggiungibili
    Non cercare l’impossibile. Tieni conto del tempo, delle risorse e delle possibilità reali che hai a disposizione. Non è una banalità. Troppo spesso si perde la consapevolezza di ciò che è davvero importante. Nel dubbio su quali siano le cose da migliorare, torniamo a pensare in un’ottica di Patient Journey e avremo più chiaro quali sono gli obiettivi più strategici.
  • Tempo necessario
    Se non c’è una scadenza, allora non c’è nessun reale obiettivo.

Tutto ciò che serve per definire gli obiettivi è una penna e un foglio su cui scrivere. Ma non dimentichiamoci che un software per poliambulatori è fondamentale per avere tutti i dati e tutte le informazioni necessarie ad avere una visione ampia e dettagliata delle condizioni della struttura. Ed è da lì da lì che si parte per definire quali sono i traguardi da raggiungere.

E soprattutto, il software medico è indispensabileper misurare l’incidenza delle azioni migliorative e il reale raggiungimento degli obiettivi prefissati. Se non si prevedono strumenti per verificare i risultati, tutto quello che ci siamo detti fino a qui è totalmente inutile… ma la tecnologia permette di fare ancora meglio.

Grazie a un tracciamento costante della struttura medica, il software per poliambulatori On.Healthconsente di ottenere dati sulle performance in tempo reale e permette quindi, in caso di risultati non soddisfacenti, di cambiare le decisioni in corsa e di risparmiare così tempo e risorse.

5 Punta sulle persone

Affidarsi alla tecnologia è importante. Ma nessun software per poliambulatori, neppure On.Health, può funzionare al massimo senza un team collaborativo, preparato e unito.

Il gruppo di lavoro è ancora la risorsa più preziosa di ogni poliambulatorio e, se ben organizzato, è il fattore che incide maggiormente sull’efficienza della struttura.

Seleziona personale che provenga da diverse esperienze formative e lavorative, così da assicurarti molteplicità di punti di vista e coprire in maniera bilanciata i diversi aspetti inerenti al poliambulatorio: clinici, tecnici e di gestione. Poni attenzione sulle diverse leadership. Ad esempio assicurati un medico che sia responsabile dell’aspetto clinico del poliambulatorio, prevedi un tecnico che garantisca lo svolgimento dei processi e anche un project manager che si occupi della definizione e del raggiungimento degli obiettivi.

E poi, ovviamente, fornisci loro gli strumenti utili a svolgere i rispettivi lavori, come ad esempio un software gestionale per poliambulatori in grado di integrare aspetti clinici, tecnici e organizzativi.

Dalla personalizzazione della cartella clinica fino alla gestione dell’agenda, passando per monitoraggio delle performance, fatturazione e calcolo degli onorari, On.Health integra in un unico strumento tutte le funzionalità che facilitano il lavoro di medici, infermieri e personale amministrativo. La gestione di tutte queste figure diventa più semplice e i benefici si riflettono sull’esperienza del paziente.

Leggendo questo articolo avrai poi compreso come alcune attività importanti per la gestione del poliambulatorio richiedano l’impiego di personale esterno. Non sottovalutiamo mai l’importanza di queste figure che, pur non facenti parte del team, devono comunque essere inquadrati come collaboratori stretti.

  • Partner Tecnologico per i servizi ICT
    La solidità e la professionalità di chi fornisce il gestionale software per il poliambulatorio possono fare la differenza nel processo di crescita della tua struttura medica. Onit Sanità, la software house che ha sviluppato il gestionale medico On.Health, è in questo senso il partner tecnologico ideale.
  • Business coach
    Il percorso di miglioramento può essere faticoso e non sempre la via giusta è facile da individuare. Fatti guidare da qualcuno con professionalità ed esperienza.
  • Social Media Manager
    Fai gestire i tuoi social da chi lo fa di mestiere. L’investimento sarà ripagato in brand awareness.
  • Esperto SEO e Google ADS.
    Come già detto, chi ha bisogno di cure finirà inevitabilmente a a cercarle anche online. Fatti trovare, renditi riconoscibile tra i competitor, fornisci informazioni chiare e con il giusto tono di voce. La Patient Journey inizia con un clic.

Ecco fatto. Questi sono i primi passi da fare per iniziare a gestire in modo efficiente un poliambulatorio.
L’ultimo consiglio che vogliamo darti?

Contattaci per una prova gratuita di On.Health e scoprirai che, con il giusto software per poliambulatori, portare efficienza e innovazione in ambito sanitario è più semplice di quanto si pensi.