BUSINESS INTELLIGENCE IN POLIAMBULATORIO? SÌ GRAZIE!

Business Intelligence e strutture sanitarie: cos’hanno in comune?

Ad una prima lettura verrebbe da rispondere che questi ambiti non hanno niente in comune, ma vi assicuriamo che dopo aver letto questo articolo non la penserete più alla stessa maniera.

Business intelligence: cos’è, cosa comprende, come si usa

Business e Intelligence sono parole che sembra provengano da mondi lontani: finanza, statistica, uomini e donne in abiti formali che dietro i loro computer analizzano i grandi numeri del mondo. Siamo piuttosto felici di dirvi che ormai il trend è sicuramente cambiato e che ciò che prima ci sembrava una scienza lontana e per pochi, adesso è realtà e ci semplifica la vita, nemmeno di poco.

Negli ultimi anni l’uso di strumenti di Business Intelligence (BI) è aumentato sensibilmente, al fine di incrementare le prestazioni aziendali, migliorarne la misurazione e orientare di conseguenza le strategie di crescita del business.

Ma, prima di focalizzarci su come usare al meglio la BI in un contesto medico e su quali vantaggi ci sono per il personale di un poliambulatorio che già utilizza un software medico, soffermiamoci un momento sul significato di questa locuzione, ormai entrata nell’uso aziendale comune, soprattutto quando parliamo di dati e di software.

Per Business Intelligence si intendono tutti i processi di raccolta e analisi che trasformano i dati aziendali in conoscenza e la conoscenza in piani e decisioni strategiche. La Business Intelligence comprende anche la tecnologia informatica utilizzata: non dei semplici programmi o dei gestionali, ma una serie di applicativi in un unico software, che hanno la funzione di raccogliere tutti i dati aziendali e integrarli per creare un quadro aziendale completo e facilmente consultabile.

Fino a qui ci siamo. Ma come si usa davvero, vi starete chiedendo? Ve lo spieghiamo qui di seguito. È possibile distinguere tre fasi all’interno del processo chiamato Business Intelligence:

• Raccolta dati
• Analisi ed elaborazione di tali dati
• Verifica dei risultati

La raccolta dati avviene tramite software e tutte le informazioni relative all’azienda – nel nostro caso alla struttura medica, come dati dei pazienti, dei medici o dettagli sui servizi e le performance – vengono raccolte in un unico database. Vengono quindi create delle dashboard, delle bacheche con delle rappresentazioni grafiche sempre consultabili, che rendono la lettura più semplice. Nelle dashboard è possibile individuare i KPI (key performance indicator, ovvero indicatori di performance) che rivelano lo stato di salute dell’azienda – o nel nostro caso della struttura sanitaria – svelando in real-time punti forti e carenze della struttura, dei processi, dei dipendenti. Questi dati vengono in ultima battuta organizzati in insight, ovvero in risultati delle analisi, informazioni aggregate da analizzare su base periodica per studiare le prestazioni aziendali e fare delle previsioni sul futuro o degli aggiustamenti sui processi in corso. L’obiettivo è sempre quello di permettere una consultazione semplice, veloce, organizzata e soprattutto aggiornata, che evita spreco eccessivo di carta, consultazioni manuali e passaggi di email. Vediamo nello specifico come potrebbe svolgersi una giornata tipo utilizzando un software di BI (Business Intelligence) in ambito medico e sanitario.

On.Health e Business Intelligence: una realtà che può diventare una piacevole routine

Come sarebbe una giornata tipo in poliambulatorio, utilizzando un software medico come On.Health aggiornato con la funzione ad hoc di BI? La risposta ce l’abbiamo qui sotto mano. Attivando il modulo aggiuntivo di Business Intelligence il vostro poliambulatorio sarebbe più efficiente che mai. Immaginate di poter monitorare i dati relativi a pazienti, medici e struttura sanitaria in tempo reale da un qualsiasi dispositivo fisso o mobile.

Prendere delle decisioni, dare risposte immediate, capire dove un processo possa essere migliorato sarà semplice e veloce grazie all’analisi delle statistiche dello studio medico o del poliambulatorio.

Con il modulo di Business Intelligence di On.Health è possibile avere accesso a un servizio di lettura dati che, una volta vostro, potrà essere personalizzato in completa autonomia. Capire quali sono gli indicatori di efficienza delle attività sarà semplice e intuitivo. In aggiunta, è possibile esportare i dati relativi alla struttura medica nel formato più adatto alle esigenze (PDF, excel, immagine, ecc) decidendo in che modo la consultazione e la condivisione delle statistiche mediche con il personale possa essere fruibile al meglio.

On.Health è il software che permette anche alle aziende sanitarie di poter gestire le proprie attività con un’attenzione specifica ai dati e agli indicatori di performance su prenotazioni, prestazioni eseguite e fatturato.

Ma andiamo ancora più in profondità: abbiamo parlato di dati, della loro importanza e della possibilità di poterli misurare costantemente per migliorare le produzioni. Quali sono però gli indicatori più comuni, vi starete chiedendo?

Non vi resta che continuare ad approfondire l’articolo sulla Business Intelligence e la sua applicazione nelle strutture sanitarie per avere tutte le risposte!

Gli indicatori di produttività più comuni: quali sono e come si misurano

Provate a pensare ai più comuni gap di efficienza che si creano in un poliambulatorio: possiamo iniziare a pensarci dal punto di vista dei pazienti, soffermandoci su alcuni punti importanti come tempo di attesa medio di un paziente in sala d’aspetto, tempo passato all’accettazione, tempo trascorso in studio con il medico specialista, tempo medio di check-out e pagamento. Possiamo poi guardarla dal punto di vista del personale sanitario, pensando ad indicatori che ci aiutano a misurare il ritardo o l’anticipo medio dello staff sul singolo appuntamento, sul tempo medio impiegato durante le varie fasi di una visita. C’è poi il risvolto amministrativo, grazie al quale si valutano le performance del personale: chi arriva puntuale? Chi in ritardo? Chi fa più straordinari? Come impattano questi aspetti sul fatturato dell’azienda?

Oltre all’evidente beneficio sulla riduzione di costi e sprechi, infatti, l’altro aspetto importante da considerare è quello della motivazione dei dipendenti. Essendo consapevole che le attività chiave vengono misurate, il personale sanitario sarà più motivato a fare bene, ad avere uno storico di performance positive che probabilmente avrà un impatto positivo sulla sua carriera e, conseguentemente, sulla soddisfazione dei pazienti. Misurare le attività più importanti, inoltre, avrà beneficio anche sulla distribuzione del carico di lavoro, sull’organizzazione dei turni e dei riposi.

Per approfondire la gestione del paziente con On.Health leggi qui

Avreste mai immaginato che la misurazione di dati e performance avrebbe potuto portare questi benefici? Ovviamente il suggerimento che vi diamo è di andare oltre alla consultazione in tempo reale dei dati. Buona pratica è quella di organizzare in momenti specifici e cadenzati gli export dei KPI più rilevanti e utilizzarli in presentazioni, documentazione e momenti di allineamento interno, rendendoli parte integrante del processo di misurazione e controllo mensile/bimestrale/trimestrale/semestrale del vostro poliambulatorio.

Business intelligence: perché non farne a meno

Arrivati al termine di questa lettura sarà sicuramente più chiaro il perché, se avete già scelto di investire in un software medico come On.Health, sia il caso di puntare ancora di più sul digitale e procedere con l’utilizzo della Business Intelligence per la lettura dei dati e l’estrapolazione di statistiche mediche. Se non avete ancora fatto il grande passo, iniziare dall’analisi dei dati potrebbe essere davvero il modo giusto di iniziare il processo di digitalizzazione della vostra struttura medica.

Riassumiamo quali problemi può risolvere il modulo aggiuntivo Business Intelligence di On.Health:

• Aiuta a ridurre le tempistiche nell’estrapolazione dei dati relativi ai processi del poliambulatorio
• Riduce sensibilmente il margine di errore nell’estrapolazione dei dati
• Contribuisce alla diminuzione delle perdite economiche

Indubbi sono i vantaggi che investire in un modulo di Business Intelligence potrebbe apportare al vostro poliambulatorio:

• La gestione del poliambulatorio diventa più efficiente
• Le decisioni prese possono essere monitorate in tempo reale, quindi si può valutare la loro efficacia ed eventuale cambiamento
• Vengono introdotti dati univoci all’interno dell’azienda, annullando errori di estrapolazione e/o interpretazione
• I costi vengono ottimizzati

Per concludere: abbiamo appreso che ogni azienda, anche in ambito sanitario, si parte (o si dovrebbe partire, in un approccio corretto al business) dai propri dati per poter decidere con autonomia, e con un quadro davanti, con quale strategia procedere verso il futuro. Oggi più che mai, anche le strutture sanitarie come i poliambulatori hanno bisogno di sapere quali sono gli indicatori che aiutano a misurare l’efficienza della propria attività (KPI).

On.Health ha messo a punto il prodotto giusto per questo bisogno. Il team di ricerca e sviluppo è sempre al lavoro per migliorare i servizi offerti e garantire una totale autonomia e indipendenza ai propri clienti, per rendere i processi aziendali in campo sanitario sempre più misurabili.

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