5 (+ 1) motivi per cui è importante utilizzare un software medico in poliambulatorio

Gestire un poliambulatorio non è affatto semplice, soprattutto se ogni giorno bisogna tener conto dell’organizzazione dei pazienti e del personale medico. Proprio per questo è fondamentale avvalersi di un software medico al fine di evitare errori, accorciare i tempi e gestire la struttura medica in modo più efficace ed efficiente. Ma vediamo più in dettaglio 5 (+ 1) motivi per cui è così importante utilizzare un gestionale medico.

 

1. Tempi risparmiati e processi più rapidi con il software medico

Una prima ragione per cui è importante utilizzare un gestionale medico è la velocità. Nel caso di un poliambulatorio molto grande e con tanti reparti da gestire, avere a disposizione degli strumenti tecnologici che dialogano tra loro può essere di grande aiuto. Infatti, grazie al gestionale medico, il processo di comunicazione tra le diverse aree del poliambulatorio può diventare più rapido e semplice, portando di conseguenza ad un grande risparmio di tempo da poter poi reinvestire sul paziente o su altre importanti attività. Invece di passare molto tempo a scrivere, telefonare, inviare e stampare, il personale medico può dedicarsi maggiormente ai pazienti, dedicando loro attenzioni e accortezze. Il gestionale medico nasce anche per automatizzare i tanti processi che sono sempre uguali e di routine, riducendoli a pochi clic e senza errore alcuno.

 

2. Migliore gestione della contabilità e dell’amministrazione

Spesso le si vede come un’incombenza da far gestire esternamente, ma in verità le attività di contabilità e di amministrazione sono importantissime per un poliambulatorio. Anzi, grazie all’utilizzo di un software medico queste attività possono rappresentare addirittura un vantaggio strategico. Questo perché gli scopi principali dell’amministrazione di un poliambulatorio sono di valutare, elaborare e controllare tutti i processi economici e finanziari relativi all’organizzazione della struttura medica, gestendo così informazioni che possono essere utilizzate per redigere una strategia sul futuro del poliambulatorio.

Gestire in modo ottimale la contabilità all’interno della struttura medica significa avere a disposizione, in ogni momento, tutta una serie di dati e informazioni che possono essere sfruttati per migliorare l’organizzazione. Affidando questa attività a un gestionale medico significa dunque prendere decisioni importanti, come l’acquisto di nuovi strumenti medici o ulteriori assunzioni di personale medico, in modo più rapido e consapevole.

Altro aspetto importante riguarda la gestione degli adempimenti burocratici. I poliambulatori, infatti, devono seguire numerose normative e rispettare scadenze che riguardano i processi, gli obblighi legislativi e il ciclo di vita delle infrastrutture tecnologiche. Il protocollo sul rispetto del GDPR in merito ai dati dei pazienti, sull’invio dei dati sanitari per il 730 e sulla cartella clinica elettronica sono solo alcuni dei tanti esempi di come un poliambulatorio sia obbligato a rispettare una serie di normative ben precise. L’utilizzo di un software gestionale non può che migliorarne l’osservanza alle norme, cosa che può avvenire anche attraverso segnalazioni, alert e avvisi di scadenze (oltre al fatto che è tutto digitalizzato, ovviamente).

 

3. Promemoria e richiami per i pazienti con il gestionale medico

La gestione dell’agenda medica non è semplice, soprattutto nel caso di un poliambulatorio che accoglie ogni giorno decine di pazienti. È necessario mantenere sempre tutto sotto controllo fin dall’accettazione del paziente. Ecco perché è bene che tra gli obiettivi della reception vi sia anche quello di seguire il paziente lungo tutto il suo percorso all’interno del poliambulatorio: dalla presa appuntamenti fino al ritiro del referto. Un percorso che deve essere quindi ben organizzato sotto ogni punto di vista, compito che attraverso un software medico può essere svolto in modo più rapido e soprattutto senza margine di errore.

E nel caso in cui un paziente dimentica un appuntamento o è in ritardo? Senza un software medico la reception si troverebbe a dover chiamare ogni paziente per ricordargli dell’incontro, per comunicare le cancellazioni o per concordare spostamenti in agenda. Grazie al gestionale per poliambulatorio, invece, tali processi di gestione dei promemoria possono essere completamente automatizzati, consentendo così un risparmio di tempo e una maggiore efficienza organizzativa. Inoltre la possibilità di pianificare l’invio delle email o degli SMS consente di limitare i no-show e i ritardi: le notifiche e i promemoria possono essere inviati anche il giorno prima della prenotazione, offrendo un prezioso servizio ai pazienti. In più utilizzare questi canali di comunicazione permette di creare un legame con i pazienti e, in una logica di marketing, essere utilizzati come strategia per risvegliare l’attenzione di tutti coloro che non frequentano più il poliambulatorio.

 

4. Business Analytics e Business Intelligence con il gestionale medico

Utilizzare un gestionale non significa solo ottimizzare l’organizzazione e la gestione della struttura medica, ma anche godere dell’opportunità di analizzare i dati aziendali al fine di misurarne l’andamento e di realizzare strategie a lungo termine. Come per l’aspetto amministrativo e finanziario, infatti, anche i dati del poliambulatorio rappresentano un importante indicatore su cui basarsi per prendere decisioni che garantiscano un ritorno economico nel tempo. Ecco perché è importante adottare strumenti di Business Analytics e di Business Intelligence, che possono restituire una visione completa dell’andamento del poliambulatorio e attraverso una serie di misure quali customer satisfaction, statistiche, report personalizzabili e indicatori real time. Nello specifico, ad esempio, i report possono essere utili per misurare l’efficienza nella gestione del paziente e le performance di tutte le attività che avvengono nella struttura medica, come ad esempio le accettazioni, la gestione dei processi interni e l’utilizzo dei macchinari medici.

In più, avvalersi di funzionalità come Business Analytics e la Business Intelligence, può aumentare l’efficienza operativa ed identificare nuove opportunità di business e investimento, riducendo così costi ed errori.

 

5. Gestionale medico significa conservazione digitale di tutti i documenti

Affidarsi ad un software per poliambulatorio vuol dire anche poter conservare online tutti i documenti sanitari e, di conseguenza, facilitarne l’organizzazione nel pieno rispetto della privacy. In precedenza, senza il digitale e i software medici, i documenti cartacei venivano spesso dimenticati sulle scrivanie, riposti negli scaffali o magari ammucchiati in modo confusionario, abitudini che potevano portare anche alla perdita di alcuni dati importanti. Invece, oggi, grazie alla digitalizzazione dei documenti e al gestionale medico è possibile creare dei veri e propri archivi online che possono velocizzare la gestione del poliambulatorio. Inoltre in questo modo i documenti sono tenuti al sicuro, la privacy dei pazienti è garantita e non vi è alcun rischio che le informazioni vadano perdute.

Il GDPR e la sicurezza dei dati non sono aspetti da prendere alla leggera. Avvalersi di un software per poliambulatorio vuol dire affidarsi ad un automatismo che rispetta a pieno le normative vigenti (ne abbiamo parlato approfonditamente qui).

 

6. Meno errori e il gestionale medico cresce insieme al poliambulatorio

Può sembrare scontato ma gestire un poliambulatorio, soprattutto se dalle grandi dimensioni, vuol dire anche ridurre il più possibile gli errori. La soluzione per evitare tali problematiche è utilizzare un software medico che permetta di guidare i processi semplificando il lavoro del personale sia sanitario che amministrativo.

In più il software per poliambulatorio è lo strumento ideale per far sì che la struttura medica sia sempre ben organizzata in un’ottica di crescita continua. Uno strumento utile non solo per la gestione quotidiana ma anche per il potenziamento futuro di tutti i processi che avvengono all’interno del poliambulatorio. Se la struttura medica cresce, allora aumentano le prestazioni, i dipendenti, i referti da rilasciare, etc. ed è quindi importante che anche il software medico sia sempre all’altezza di una gestione che diventa esponenzialmente più complessa. Il software On.Health, grazie alla sua impostazione modulare, permette di accompagnare in modo naturale l’evoluzione della struttura, mutando e adattandosi alle nuove esigenze di ogni tipo di poliambulatorio.

Questi 5 (+ 1) punti hanno espresso i motivi per cui un poliambulatorio deve necessariamente affidarsi ad a un software medico. La risposta invece è una sola: il gestionale medico On.Health, una soluzione completa ed efficiente.

 

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