Come aumentare la produttività del poliambulatorio con (anche) il supporto del software medico
L’attività principale di un poliambulatorio è mettere al centro il paziente e il suo percorso di cura, ma questo senza tralasciare aspetti importanti come l’organizzazione delle risorse, il dispendio economico, la gestione dei servizi e la riduzione degli sprechi. Tutte queste attività sono utili al fine di aumentare la produttività e, quindi, di efficientare la struttura medica e offrire un servizio sempre più di qualità nei riguardi dei pazienti. Ma come migliorare la produttività del poliambulatorio a lungo termine? Grazie ad alcune buone pratiche, alla tecnologia e soprattutto all’aiuto del software per poliambulatorio.
Obiettivi, comunicazione e software medico: le buone pratiche per aumentare la produttività di un poliambulatorio
Di pratiche utili che si possono adottare in un poliambulatorio ce ne sono molteplici: coordinarsi con i colleghi, stabilire alcune abitudini condivise, strutturare il tempo a disposizione, fissare gli obiettivi. Si tratta di pratiche che, se vengono seguite a dovere da tutto lo staff medico e vanno di pari passo con la tecnologia e l’utilizzo di un software per poliambulatori, possono fare la differenza per i pazienti e per il poliambulatorio stesso. Approfondiamole.
Fissare gli obiettivi da raggiungere presso il poliambulatorio
Ogni buona pratica deve corrispondere ad un obiettivo a cui mirare, obiettivo che deve essere condiviso con tutto il team medico e che deve essere misurato nel tempo. In particolare è necessario che gli obiettivi prefissati, utili all’aumento della produttività, siano SMART: si tratta di un acronimo che indica le cinque caratteristiche fondamentali che un obiettivo deve possedere, cioè SPECIFIC (specifico), MEASURABLE (misurabile), ACHIEVABLE (raggiungibile), RELEVANT (rilevante) e TIME-BASED (definito nel tempo). Il termine SMART è utilizzato spesso nel campo aziendale e, in sostanza, va a definire gli obiettivi di qualità che si devono raggiungere per avere successo. Pertanto è consigliato seguire queste caratteristiche nella definizione degli obiettivi e soprattutto è importante che quest’ultimi siano condivisi con tutto il team medico. Questo perché i medici, così come gli operatori sanitari, devono sapere come muoversi durante la loro attività lavorativa all’interno del poliambulatorio e ciò lì porterà ad essere anche più motivati e coordinati nel soddisfare e raggiungere gli obiettivi prefissati.
Una comunicazione empatica tra lo staff medico e i pazienti può fare la differenza
Uno staff medico che riesce a comunicare in modo empatico con i pazienti determina un poliambulatorio che riesce ad aumentare la propria produttività nel tempo. Questo perché i pazienti che si rivolgono alla struttura medica hanno bisogno di essere seguiti ed accuditi e ciò può avvenire solo attraverso una comunicazione diretta ed empatica. Inoltre incentivando i pazienti ad esprimere opinioni e domande sulle prestazioni erogate, lo staff medico ha la possibilità di migliorare continuamente. Di conseguenza, ciò porta ad un livello di qualità dei servizi sempre più elevato e ad una patient journey che faccia sentire il paziente sempre seguito e soddisfatto. Ma non si tratta solo di pazienti: questo rapporto di comunicazione che si va ad instaurare può portare giovamento anche allo staff medico.
Gestione del tempo: come organizzarlo con il supporto del software medico
Abbiamo parlato in precedenza di quanto il tempo sia un fattore importante presso un poliambulatorio (leggi qui come ottimizzare il tempo grazie al software per poliambulatori). Una cattiva gestione del tempo, infatti, può provocare grande stress allo staff medico riducendone la produttività e l’efficienza. La sfida sta quindi nel trovare soluzioni che consentano di gestire al meglio questa importantissima risorsa.
Ecco sei consigli utili per organizzare ed ottimizzare il tempo nel migliore dei modi presso il poliambulatorio:
- migliorare la comunicazione tra i reparti e lo staff medico;
- utilizzare un software per poliambulatorio che possa agevolare l’erogazione dei servizi verso i pazienti;
- servirsi di promemoria digitali per diminuire i no-show e i conseguenti buchi in agenda;
- utilizzare una cartella clinica personalizzabile e condivisibile con i reparti del poliambulatorio;
- fornire ai pazienti la possibilità di prenotare online gli appuntamenti, così da snellire il lavoro della segreteria e della reception;
- gestire i turni dei medici in modo più pratico, attraverso l’aiuto di un software medico che consenta di incrociare le disponibilità degli specialisti con gli spazi liberi presso il poliambulatorio.
Oltre ad ottimizzare la gestione del tempo, questi consigli indicano anche quanto sia importante affidarsi ad uno strumento digitale come il software per poliambulatorio, così da poter offrire un servizio puntuale ed efficiente a tutti i pazienti.
La tecnologia al servizio dei poliambulatori: il software medico come alleato
Come appena visto, affidarsi alla tecnologia può essere la soluzione ideale per aumentare la produttività. Ormai tutti sono a conoscenza di quanto il digitale sia importante nell’ambito medico. Non a caso, da alcuni anni, esiste la Smart Health (leggi l’articolo dedicato al futuro della sanità) e i medici si affidano sempre più alla tecnologia per svolgere i propri compiti presso i poliambulatori. Ciò avviene non solo perché il digitale è ormai onnipresente nelle nostre vite quotidiane e lavorative, ma anche perché può portare una gran quantità di vantaggi: in primis l’aumento della produttività e l’efficienza nell’erogazione dei servizi. Affidarsi ad un software per poliambulatori come On.Health è anche la strada giusta per evitare errori e gestire la struttura medica in modo più efficace e puntuale. Vediamo in dettaglio le funzionalità del software medico On.Health che possono contribuire a migliorare l’organizzazione del poliambulatorio e ad aumentare la produttività.
Un’agenda digitale intuitiva grazie al software per poliambulatorio
Un aspetto fondamentale per un poliambulatorio è la gestione delle prenotazioni e, di conseguenza, diventa necessario utilizzare un’agenda dedicata agli appuntamenti che sia estremamente intuitiva e facilmente utilizzabile da tutto lo staff medico. L’agenda digitale del software per poliambulatorio On.Health rispecchia esattamente queste caratteristiche, dal momento che consente una piena autonomia nella configurazione di tutti gli elementi che dovrebbero essere presenti in un’agenda: le risorse, le prestazioni prenotabili e la loro durata, il listino prezzi, la disponibilità dei medici, degli spazi e dei macchinari e le esigenze dei pazienti. L’utilizzo di un’agenda digitale e personalizzabile porterà quindi ad una più rapida ed efficace prenotazione, ad un planning più organizzato e ad una maggiore soddisfazione dei pazienti. Di conseguenza, questi vantaggi porteranno a un’ottimizzazione della gestione del poliambulatorio e a un aumento della produttività.
Una cartella clinica personalizzabile con il software medico On.Health
La cartella clinica è uno strumento essenziale per ogni medico ed è importante che sia impostata affinché tutti gli specialisti abbiano modo di gestire al meglio la storia clinica del paziente. E affidarsi al software per poliambulatorio On.Health è la soluzione giusta per garantire a tutto lo staff medico una cartella clinica personalizzabile ed innovativa. Grazie al configuratore cartelle del software medico On.Health è possibile personalizzare in autonomia la cartella clinica del paziente in base alle esigenze di ogni medico. Infatti la funzionalità dedicata alla cartella clinica del software medico On.Health consente di inserire e modificare tutte le informazioni cliniche e anagrafiche del paziente, come ad esempio le terapie svolte, i prossimi appuntamenti in programma, le informazioni ‘private’ da poter condividere con lo staff medico, lo stato dei pagamenti effettuati e molto altro ancora. Ciò permette ai medici di consultare la cartella clinica del paziente in modo rapido e semplice, facilitandone così anche la gestione. Di conseguenza, tale funzionalità digitale del software per poliambulatori On.Health porta ad una migliore organizzazione delle visite e dei medici, oltre che ad una ottimizzazione della condivisione delle informazioni tra personale medico e amministrativo, cosa che incide molto sul livello di efficienza del poliambulatorio.
Grazie al software medico On.Health, i dati sono analizzati in dettaglio
A livello digitale c’è un aspetto molto importante che interessa soprattutto i direttori sanitari: l’analisi dei dati. Infatti, come avviene per le aziende, anche per la sanità è diventato indispensabile raccogliere dati e informazioni inerenti all’erogazione dei servizi e delle prestazioni. In questo senso il software per poliambulatorio On.Health permette di avere accesso alle statistiche base della struttura medica in modo semplice e rapido, avendo gli indicatori di attività sempre a portata di mano e tenendo sotto controllo le prenotazioni, le prestazioni eseguite e il fatturato.
In più il software per poliambulatori On.Health mette a disposizione anche un modulo più dettagliato dedicato alla Business Analytics. Grazie a questa funzionalità, chi gestisce la struttura medica può raccogliere i dati ed analizzarli in modo più dettagliato ed efficiente, cosa che permette non solo di ottimizzare l’erogazione delle prestazioni, ma anche di prendere delle decisioni a lungo termine che possano migliorare ulteriormente il poliambulatorio e la sua gestione.
In particolare, il modulo di Business Analytics del software medico On.Health consente di:
- Individuare e condividere i dati più significativi per poter valutare le prestazioni erogate;
- Monitorare in tempo reale tutto ciò che avviene all’interno del poliambulatorio come i servizi, i costi, la gestione dei medici e molto altro;
- Raccogliere tutti i dati utili ed organizzarli in report personalizzabili, chiari e semplici da leggere.
La dashboard su cui è possibile visualizzare i dati è dinamica ed intuitiva ed ogni report può essere visionato in diversi formati: in griglia oppure sotto forma di grafici. Alla luce di ciò, affidarsi a un software medico come On.Health è diventato essenziale in quanto i dati, così come i report, possono essere dei preziosi indicatori dell’andamento della struttura medica e possono essere utilizzati come base oggettiva per prendere decisioni future che siano consapevoli e razionali.
In conclusione, per un poliambulatorio è diventato fondamentale riuscire a crescere e migliorarsi nel tempo e, affidarsi al digitale, anche attraverso l’utilizzo di un software per poliambulatorio, rappresenta sicuramente una scelta strategica.
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