Come organizzare al meglio il flusso di lavoro in un poliambulatorio

Organizzare in modo eccellente ed efficiente una struttura medica non è affatto semplice. Ma, seguendo alcune buone pratiche, è possibile rendere il poliambulatorio o lo studio medico un luogo in cui si ottimizza sia il lavoro dei medici che il percorso di cura dei pazienti. Vediamo dunque insieme come migliorare la gestione della struttura e il flusso di lavoro tra gli operatori sanitari.

 

Cosa si aspettano i pazienti da una struttura medica

L’organizzazione di un poliambulatorio o di uno studio medico specialistico deve essere ben seguita, soprattutto perché i pazienti e lo stesso personale sanitario si aspettano una modalità di gestione che sia efficiente e produttiva.

Dal punto di vista dei pazienti, la struttura sanitaria deve garantire risposte diagnostiche puntuali e chiare, personale qualificato e un ambiente sereno e professionale. Per ottenere tutto ciò, così da acquisire fiducia nei confronti del degente, è importante assicurare:

• Una prenotazione delle visite semplice e chiara;
• Una rapida tempistica delle prestazioni;
• Una comunicazione tra medico e paziente facile e veloce;
• Un’ottimale gestione degli imprevisti in struttura;
• Brevi tempi di attesa.

Questi sono gli elementi fondamentali per garantire ai propri pazienti la migliore esperienza possibile presso il poliambulatorio. Vediamo quindi da vicino come è possibile raggiungere questo obiettivo.

 

La gestione del paziente nel poliambulatorio in un’ottica di patient journey

La gestione di un poliambulatorio o di una struttura sanitaria è un’attività molto complessa, ma non bisogna mai perdere di vista l’obiettivo più importante: la salute e il benessere dei pazienti. Proprio per questo, e alla luce di ciò che si aspettano quest’ultimi, una prima importante pratica da seguire è organizzare al meglio il patient journey cioè tutte le azioni che un paziente compie dal primo momento in cui si rivolge a una struttura medica fino a quando riceve la diagnosi, la cura o comunque una risposta alla problematica.

Questo “viaggio del paziente” non solo è un iter che aiuta a seguire il paziente a 360° presso la struttura sanitaria ma è anche un modo, per chi gestisce il poliambulatorio, di seguire in modo lineare il percorso che il paziente effettua. Per i medici e per il personale diventa così più semplice seguire il degente, accompagnandolo in tutti i momenti di visita o di esame e, al contempo, mettendo a disposizione tutti gli strumenti e i macchinari di cui si si ha bisogno, agevolando così l’efficienza e l’organizzazione del poliambulatorio.

Non a caso, il gestionale medico On.Health mette a disposizione una serie di moduli che consentono di facilitare questo “viaggio del paziente” attraverso, ad esempio, una prenotazione delle visite più organizzata, un pagamento delle prestazioni più semplice e rapido e la possibilità di scaricare i referti direttamente online.

I pazienti si aspettano questa efficienza ed è importante fornirgliela nel migliore dei modi, favorendo così allo stesso tempo anche la gestione della struttura medica.

 

I compiti e l’organizzazione del personale medico

I medici, così come tutto il personale sanitario, devono quindi riuscire a garantire l’organizzazione e la sincronia di tutti i processi che possono avvenire all’interno di un poliambulatorio. In particolare devono preoccuparsi di gestire:

• La sala d’attesa, così da evitare lunghe file;
• Un’ottima organizzazione degli appuntamenti;
• Un buon rapporto tra il personale medico e gli specialisti;
• Corrette procedure di archiviazione dei dati e della compliance al GDPR;
• Un’ottimale gestione degli strumenti medicali e degli ambulatori.

Il software medico On.Health consente di ottimizzare ed efficientare tali importanti compiti al fine di rendere tutto automatizzato e rapido. Ad esempio, il personale sanitario può gestire gli appuntamenti attraverso un’agenda, intuitiva e facile da utilizzare, così da poter migliorare l’afflusso di pazienti presso la struttura medica evitando lunghe file presso la reception. Anche la conservazione dei dati dei pazienti può diventare molto più rapida e sicura con il gestionale medico On.Health.

La sicurezza dei documenti presso un poliambulatorio è molto importante, soprattutto perché parliamo di dati sensibili e delicati e, proprio per questo, per il personale medico scegliere di affidarsi a un software gestionale in cloud come lo è On.Health è un vantaggio essenziale. Tutta la documentazione dei pazienti può essere custodita in maniera 100% GDPR compliant, cioè nel pieno rispetto delle normative vigenti in materia di sicurezza e privacy.

Inoltre, altro compito molto importante del personale medico, è quello di riuscire a creare un rapporto equilibrato fra tutti i dipendenti e i professionisti presenti all’interno della struttura sanitaria. Questo aspetto è decisivo per una buona gestione del poliambulatorio e per assegnare al personale sanitario le priorità della giornata, i carichi di lavoro e le tempistiche, così da fluidificare l’organizzazione e migliorare l’efficienza. E, in questo, il software gestionale sanitario On.Health può essere un valido alleato dal momento che può supportare il personale che gravita attorno una struttura medica per tutte le varie attività, dalla prenotazione fino alla fatturazione. Questa importante collaborazione che si viene a creare tra il software medico e i dipendenti del poliambulatorio, inoltre, può aiutare a ridurre lo stress di quest’ultimi, a vantaggio di un’ottimizzazione della gestione e di un miglior servizio offerto ai pazienti.

Affidarsi a un software gestionale può essere quindi una grande svolta per un poliambulatorio o uno studio medico, questo perché il personale sanitario può agevolare il proprio lavoro e ottimizzare così l’organizzazione di tutta la struttura. Un valido supporto di cui, al giorno d’oggi, proprio non si può fare a meno.

 

Conoscere meglio i pazienti è un vantaggio

Sembra scontato, ma conoscere meglio i pazienti che si affidano alla struttura medica può essere un importante punto di forza. Sapere quanti degenti si affidano ogni giorno al poliambulatorio, quante visite o esami sono prenotati quotidianamente o quanto tempo in media è necessario aspettare per il risultato di un referto può essere il punto di partenza per migliorare l’organizzazione e il flusso di lavoro. Questo considerando anche che l’obiettivo rimane sempre lo stesso: garantire ai pazienti un servizio efficiente e puntuale ed evitare affollamenti alla reception o ritardi nel prescrivere le diagnosi.

Ma come fare per sapere con certezza tutte le informazioni che possono aiutare a migliorare la gestione del poliambulatorio? Semplice, basta affidarsi a un software gestionale semplice e completo come lo è On.Health.

Le diverse informazioni, utili al personale medico e amministrativo, possono essere analizzate e monitorate nel tempo con i moduli di Business Analytics e Intelligence del software per poliambulatorio On.Health. Grazie a indicatori di efficienza impostati sulle diverse attività, il gestionale medico On.Health può supportare il personale sanitario al fine di migliorare l’organizzazione degli appuntamenti, dei reparti e delle visite. Inoltre può essere un valido aiuto per il direttore e per il personale amministrativo nel caso in cui si debbano prendere decisioni per il futuro, sempre nell’ottica di efficientare al massimo la struttura medica.

 

La digitalizzazione: il vero vantaggio per migliorare la gestione del poliambulatorio

Conoscere meglio le abitudini e i dati dei pazienti, gestire al meglio le risorse professionali e i tempi ed organizzare in modalità ottimale gli ambulatori, le visite e gli appuntamenti sono tutti obiettivi chiave che diventano possibili e realizzabili grazie alla tecnologia e quindi all’utilizzo di un software medico.

La digitalizzazione di un poliambulatorio è diventata, negli anni, l’elemento ideale che consente di aumentare la produttività e, come abbiamo visto, i vantaggi che ne derivano sono moltissimi:

• Maggior tempo da dedicare ai pazienti;
• Diminuzione dell’affollamento in reception;
• Maggiore flessibilità dei carichi di lavoro;
• Costante confronto tra personale medico e pazienti…

… e tanti altri! La tecnologia ha cambiato totalmente il volto della sanità privata, rendendola più rapida ed efficiente. Ci basti pensare al servizio di Televisita (ne abbiamo parlato qui) che non solo ha portato molti privilegi in termini di velocità per visite e diagnosi, ma ha anche cambiato radicalmente la modalità di rapporto tra paziente e medico.

 

Per questo, affidarsi a un software gestionale come On.Health è la soluzione ideale per ottimizzare l’efficienza e la produttività di un poliambulatorio e per organizzare al meglio il flusso di lavoro tra le risorse. Vorresti saperne di più? Contattaci subito e scopri ora il gestionale medico On.Health.