La gestione della reception tra pazienti e poliambulatorio
La reception è uno dei luoghi più importanti di un poliambulatorio e di uno studio medico dal momento che è lì che avviene il primo approccio con il paziente. Quest’ultimo solitamente fa molto affidamento alla reception, in quanto essa può determinare la sua soddisfazione tra la prenotazione di una prestazione sanitaria, l’accettazione e la fatturazione.
A seguire vediamo quindi quanto è importante la reception e perché si tratta di un luogo che può migliorare la struttura sanitaria in toto.
I requisiti di una reception
La reception di una struttura medica è spesso l’immagine riflessa dei servizi offerti ai pazienti. Se già all’arrivo di un paziente si creano problematiche con l’accettazione e la gestione, allora è molto probabile che il paziente non sarà soddisfatto. Ma non è affatto semplice gestire la reception di un poliambulatorio e di uno studio medico e, ecco perché, chi lavora in questa postazione deve avere particolari skills.
L’operatore sanitario che si occupa della reception è responsabile della presa appuntamenti, deve gestire l’agenda dei medici in modalità ottimale, organizzare gli esami e le visite. Inoltre, si occupa anche della parte amministrativa della struttura, gestendo l’emissione delle fatture e l’ordine di materiali e farmaci dai fornitori. Proprio per questo è necessario essere sempre attenti e preparati, affrontando la complessità della reception anche grazie al supporto di un pratico gestionale medico… pratico come On.Health!
Migliorare la gestione del telefono in reception
La reception si fa carico di molti servizi utili al paziente, dalla prenotazione delle visite fino al momento del pagamento. Tra questi servizi, molto spesso, il receptionist di uno studio medico o di un poliambulatorio si trova a dover rispondere anche al telefono, un comodo strumento di comunicazione che può essere un vantaggio a livello organizzativo sia per il personale medico che per il paziente. Eppure può capitare che un paziente che cerchi di contattare il personale medico possa trovare la linea occupata oppure che il receptionist risponda in tutta fretta perché c’è già molto caos all’interno della struttura medica. Questo può comportare insoddisfazione da parte dei pazienti e, ancor peggio, un calo delle prenotazioni delle prestazioni. Come migliorare questo aspetto? In primo luogo è sempre consigliato riorganizzare il centralino e la reperibilità telefonica.
In molti studi medici o poliambulatori, la reception risponde al telefono dalle 9 alle 17 con anche la pausa pranzo di mezzo, orari che si traducono in una reperibilità del personale medico che oscilla dalle 6 alle 7 ore durante la giornata. Per molti pazienti questo può essere un problema.
Sulla base di ciò potrebbe essere molto utile utilizzare un servizio di segretariato esterno, così da ampliare la reperibilità e aumentare il numero degli appuntamenti. Inoltre potrebbe essere interessante anche canalizzare le telefonate in base alle richieste dei pazienti: questo permette di ottimizzare al massimo la gestione delle comunicazioni che arrivano in reception e ridurre anche il carico di lavoro al personale sanitario. Ad esempio potrebbe essere utile creare una linea dedicata esclusivamente agli appuntamenti, consentendo così alla reception di annotare le chiamate dei pazienti anche sul software gestionale.
Ridurre le code e agevolare la prenotazione dei pazienti
Spesso alla reception si possono creare delle file, ecco perché per un poliambulatorio è molto importante riuscire a ridurre il tempo speso dai pazienti nell’attesa.
I motivi per cui si può creare una coda in reception possono essere molteplici, come ad esempio carenza di personale sanitario, sovraccarico di lavoro o sovrabbondanza di richieste. È quindi strategico per un poliambulatorio o per uno studio medico cercare di evitare tali problematiche, anche grazie all’utilizzo di un software gestionale che supporti il lavoro di chi si trova in reception. Alle volte le code si possono creare anche solo per una fattura o per la prenotazione di un appuntamento, attività che, senza l’uso di un software medico come On.Health, possono portare via parecchio tempo.
Il software per poliambulatorio On.Health consente infatti di gestire le prenotazioni in modo semplice, rapido ed intuitivo. Il receptionist, attraverso il software gestionale, ha la possibilità di creare un’agenda che permette di semplificare la calendarizzazione degli appuntamenti. Una funzione davvero utile, specialmente in situazioni caotiche come quelle che spesso si presentano in reception. Il personale sanitario può configurare questo semplice strumento in autonomia ed inserire le risorse, le prestazioni prenotabili, la loro durata, il listino prezzi, la disponibilità dei medici e i macchinari strumentali necessari, così da poter tenere tutto sotto controllo con un solo sguardo. Utilizzando questa agenda, non solo il planning degli appuntamenti è estremamente ottimizzato e rapido, ma i pazienti saranno molto soddisfatti in quanto le file presso la reception diminuiranno drasticamente.
Il personale in reception sarà molto più sereno nelle attività, meno stressato, più rapido e ciò porterà di conseguenza ad un miglior servizio offerto ai pazienti e ad una migliore gestione della struttura medica. Ecco perché è molto importante utilizzare un software per poliambulatorio come On.Health.
Non solo telefono e code: incentivare i pazienti alla prenotazione online
Si è parlato di come, spesso, i pazienti tendano a fissare degli appuntamenti per visite o esami recandosi fisicamente presso la reception dello studio medico o del poliambulatorio oppure via telefono. Queste due opzioni possono alle volte creare disorganizzazione o fretta al personale sanitario che si trova in reception, perché frequentemente si trova a dover affrontare più attività in contemporanea. Per andare incontro alle esigenze dei pazienti e della reception, una possibilità per velocizzare e per rendere più efficiente la prenotazione è sviluppare un portale web dedicato.
Con il software per poliambulatorio On.Health, i pazienti possono effettuare in autonomia la prenotazione della visita direttamente tramite PC, smartphone e tablet, cosa che aiuterà la reception e la struttura sanitaria ad organizzare gli appuntamenti con maggiore efficienza. Attraverso il portale web dedicato, il paziente può prenotare la visita in rapidità, visualizzare le disponibilità dei medici, consultare i propri appuntamenti, pagare le prestazioni e spostare una prenotazione in tempo reale senza dover più creare file presso la reception. Questa soluzione del software gestionale On.Health non solo agevolerà le prenotazioni da parte dei pazienti contribuendo alla loro soddisfazione, ma sgraverà la reception da tutta una serie di compiti e renderà più efficiente la struttura medica.
Ricordare ai pazienti gli appuntamenti
Dal momento che la prenotazione viene effettuata presso la reception o il portale web o via telefono, a questo punto è importante per un paziente ricordare il giorno e l’ora della visita o dell’esame che deve effettuare. E se lo dimentica? Se c’è un’urgenza dell’ultimo minuto? La reception di un poliambulatorio o di uno studio medico deve riuscire a gestire anche questa problematica, ad esempio attraverso un servizio di promemoria che limiti la disorganizzazione e la presenza di buchi nell’agenda medica. Con il software medico On.Health è possibile offrire ai pazienti un’efficiente promemoria delle visite prenotate, questo grazie l’invio automatico di SMS e/o mail che diano la possibilità di disdire l’appuntamento in anticipo. Ciò non solo aiuta il paziente a non mancare mai ad una visita o ad un esame, ma è un valido aiuto anche per il receptionist, che può così risincronizzare le agende in modo rapido e semplice. Inoltre tale sistema di reminder è un’opportunità in termini di fidelizzazione del paziente: può infatti essere utilizzato anche per far comunicare informazioni utili o far conoscere eventuali promozioni che il poliambulatorio o lo studio medico mette a disposizione.
…e se il problema fosse solo una fattura?
Molto spesso può capitare che all’interno di uno studio medico o di un poliambulatorio non sia presente un ufficio dedicato all’amministrazione e che, nel caso, tali mansioni vengano affidate alla reception.
Questo aspetto così importante deve essere organizzato a dovere, in quanto la reception è un luogo già ricco di impegni e non si tratta solo di aggiungere operazioni di fatturazione, già di per sé complesse, ma anche di calcolo degli onorari medici o delle tipologie di prestazione. Ma come fare per agevolare queste attività? Con il software per poliambulatorio On.Health!
Grazie al gestionale medico On.Health è possibile fatturare al paziente direttamente tramite l’agenda degli appuntamenti, semplicemente selezionando la prestazione erogata, contabilizzandola ed effettuando così l’emissione della fattura con anche eventuali relative attività insolute. In più il software gestionale On.Health consente di registrare un preventivo, un acconto, un saldo, uno storno e di gestire le convenzioni con assicurazioni o listini, così da avere tutto sempre ben contabilizzato.
Oltre alla fatturazione, il software medico On.Health consente anche di far pagare le prestazioni presso la reception in modo semplice, veloce ed efficiente. Infatti per il paziente è possibile pagare le prestazioni allo sportello nel modo che più ritiene opportuno, cosa che consente anche alla struttura medica di tenere sempre monitorate tutte le entrate e le uscite. Tant’è che il software per poliambulatorio On.Health può gestire anche diverse modalità di pagamento come POS, assegno o contanti, per singola cassa o operatore e ciò può andare anche a generare dei controlli automatici che segnalano eventuali solleciti di pagamento.
Affidarsi a un software gestionale come On.Health può essere quindi una soluzione ottimale per efficientare la zona della reception e di conseguenza tutta la struttura sanitaria. Vorresti saperne di più? Contattaci subito e scopri ora il software per poliambulatorio On.Health.
