No-show e buchi in agenda: cosa fare per evitarli

Alle volte può capitare che un paziente si dimentichi di una visita o che la disdica all’ultimo, provocando un problema a livello organizzativo nell’agenda del poliambulatorio o dello studio medico. Al di là di una mancanza da parte del paziente, se questa problematica si ripresenta costante nel tempo, può diventare una preoccupazione anche da un punto di vista economico per la struttura medica. Vediamo quindi come si può evitare e come poter gestire al meglio i no-show e i buchi in agenda.

 

No-show e disdette: capiamo le problematiche del paziente

Nei poliambulatori, o più in generale nelle strutture mediche, è stato stimato che i pazienti che dimenticano un appuntamento sono circa il 20% e la percentuale può cambiare (e peggiorare) soprattutto in base al tipo di visita o di esame. Infatti, molto spesso, sono le visite odontoiatriche e i consulti psicologici ad avere più defezioni, mentre esami specialistici e di diagnosi presentano “solo” il 9% circa di no-show. Se ci aggiungiamo anche i pazienti che disdicono la visita o l’esame, il numero cresce ulteriormente e, considerando anche che spesso l’appuntamento viene cancellato in maniera tardiva, questo crea un buco in agenda che è piuttosto difficile da riempire in così poco tempo. Ciò può andare ad intaccare una corretta gestione del poliambulatorio e, a lungo termine, può portare ad un crescente e “cronico” aumento della disorganizzazione. Il buco che si è creato in agenda può infatti portare ad ulteriori importanti problematiche a livello di gestione del poliambulatorio, in quanto può provocare anche aumenti dei tempi di attesa, allungamento delle code e impossibilità per un altro paziente di prenotare una visita.

Oltre a questi aspetti organizzativi ed economici, tale problematica può essere piuttosto preoccupante per i pazienti stessi. Infatti la dimenticanza di una visita o la sua disdetta può avere un impatto piuttosto diretto sulla salute dei pazienti, in quanto questi possono tendere a trascurarsi e a ritardare così la ricezione di una diagnosi o di una cura.

 

Perché tante dimenticanze o disdette da parte dei pazienti?

Guardando ai dati e alle possibili problematiche che si possono creare all’interno di un poliambulatorio, è importante a questo punto capire le ragioni che portano un paziente a dimenticare l’appuntamento o a disdirlo. I motivi possono essere molteplici, come ad esempio:

• Tempistiche e attese: nel caso in cui ci sia poca disponibilità, il paziente potrebbe non voler più fissare un appuntamento se il primo posto libero disponibile è lontano nel tempo; oppure può accadere che il paziente possa fissare un secondo appuntamento presso un altro poliambulatorio che presenta più disponibilità in tempi più brevi, dimenticandosi poi del primo.
• Costi delle visite e degli esami: nel caso di confronti a livello di costo tra più strutture mediche, un paziente potrebbe prenotare presso un poliambulatorio, per poi disdire e prendere appuntamento presso una seconda struttura al fine di risparmiare.
• Esperienza negativa: alle volte, può capitare che un paziente non sia stato totalmente soddisfatto da una prestazione goduta in precedenza presso il poliambulatorio, cosa che può comportare una perdita di prenotazioni future. Questo può accadere per diversi motivi: disorganizzazione alla reception o negli ambulatori, poca empatia con il personale, superficialità nell’erogazione dei servizi medici e così via.
• Disorganizzazione del poliambulatorio: la reception di un poliambulatorio è spesso una zona molto caotica (ne parliamo qui in modo approfondito) e ciò può portare anche a disorganizzazione e a poca comunicazione con i pazienti. Infatti può capitare che un paziente voglia disdire un appuntamento ma faccia fatica perché non riesce a comunicare con la segreteria o il personale medico.
• Nessun promemoria: la maggior parte delle volte per cui può accadere un no-show è la semplice dimenticanza del paziente. Proprio per questo è molto importante che il poliambulatorio invii un promemoria digitale ai pazienti così che non ci sia alcuna dimenticanza.

Considerando le molteplici motivazioni che possono esserci dietro al no-show o a delle disdette, è fondamentale per il poliambulatorio correre ai ripari per evitare che queste problematiche diventino sempre più gravi sul lungo periodo. Ma quali possono essere le soluzioni ideali? Vediamole insieme.

 

Gestire i no-show e le disdette: i vantaggi del software per poliambulatorio

Come detto, i no-show e le disdette possono essere un grande problema per un poliambulatorio ma, per fortuna, esistono delle soluzioni innovative che consentono di poter gestire al meglio le dimenticanze o i buchi in agenda. Utilizzare un software per poliambulatorio, in questo senso, può fornire diverse opportunità.

Una prima soluzione per evitare che i pazienti possano dimenticare un appuntamento è sicuramente l’invio di un promemoria. Prima delle soluzioni tecnologiche, il personale presente in reception doveva dedicare molto del tempo quotidiano a ricontattare tutti i pazienti che avevano una prenotazione fissata per il giorno dopo, affinché quest’ultimi confermassero la loro presenza.

Ad oggi, grazie all’utilizzo di un software per poliambulatorio come On.Health, la tecnologia sgrava il lavoro di reminder ai receptionist. Infatti, al fine di ridurre le disdette dell’ultimo minuto e i no-show, l’invio di un promemoria automatizzato via mail o SMS può fare davvero la differenza e il software medico On.Health è la soluzione ideale in quanto permette di comunicare con i pazienti in modo molto rapido, chiaro ed efficace.

Il gestionale medico On.Health mette infatti a disposizione del poliambulatorio e del personale medico un sistema di messaggistica che consente di inviare notifiche ai pazienti con testi, link o modifiche dell’appuntamento, così da evitare dimenticanze e, al contempo, richiedere conferme.

In reception hanno poco tempo a disposizione e non riescono ad inviare manualmente gli SMS o le mail per il reminder? Non c’è problema! Il software per poliambulatorio On.Health è completamente automatizzato, così che la notifica, parta in autonomia 24h o 6h prima dell’appuntamento. Questo è possibile dal momento che il gestionale medico On.Health è totalmente integrato con l’agenda, caratteristica che gli consente di incrociare i diversi appuntamenti dei pazienti e di gestire le notifiche in semplicità. Questa funzionalità permette di facilitare il lavoro del personale medico e della reception, snellire l’organizzazione del poliambulatorio e far sì che i pazienti che dimenticano gli appuntamenti siano sempre meno.

Una seconda soluzione? L’APP Mobile! Grazie ad un applicazione web integrata con il software per poliambulatorio, il paziente non solo riceverà le notifiche di reminder direttamente sull’APP, ma potrà avere anche una sua personale interfaccia che gli consente di gestire in rapidità e semplicità tutte le visite e gli esami. Questa soluzione può essere davvero utile, soprattutto nel caso di tempi lunghi per la presa appuntamenti o di possibile caos presso la reception. Infatti, l’APP Mobile messa a disposizione dal software per poliambulatorio On.Health permette di far gestire ai pazienti della struttura medica tutta una serie di servizi in autonomia, come la prenotazione e lo spostamento di una visita o di un esame, il pagamento delle prestazioni, la consultazione delle disponibilità dei professionisti medici e l’eventuale disdetta di un appuntamento. Ciò consente al paziente di essere più libero e flessibile nei confronti della struttura medica e, di conseguenza, anche più soddisfatto.

Inoltre, questa possibilità consente un migliore monitoraggio degli appuntamenti. Essendo l’APP Mobile automatizzata, nel caso di una disdetta dell’ultimo minuto da parte di un paziente, il buco in agenda può essere tranquillamente rimpiazzato in real time da un altro paziente che magari è in cerca di un appuntamento per la stessa prestazione. Incastrare le agende di diversi professionisti medici con diverse disponibilità di spazi, ambulatori e macchinari non è affatto semplice, ma grazie all’automazione del software medico On.Health è possibile organizzare gli appuntamenti al meglio.

In conclusione, queste soluzioni possono portare molti vantaggi sia ai pazienti che al personale medico. Il promemoria e l’APP Mobile sono due strumenti utili che possono migliorare l’esperienza del paziente, semplificare la gestione della presa appuntamenti e, di conseguenza, diminuire la possibilità di disdette e di no-show. Attivare delle comunicazioni più frequenti tra il poliambulatorio e i pazienti è la chiave di volta che consente a quest’ultimi di sentirsi maggiormente coinvolti, portandoli così ad una minore propensione alla cancellazione o alla dimenticanza di appuntamenti. Infatti un paziente soddisfatto dei servizi offerti dal poliambulatorio è già di per sé un paziente fidelizzato, che molto probabilmente prenoterà ulteriori visite o esami anche in futuro.

 

Il software medico On.Health è la soluzione tecnologica e ricca di funzionalità che consente di efficientare al massimo il poliambulatorio o lo studio medico. Vorresti saperne di più sul software per poliambulatorio On.Health? Contattaci ora: evita i no-show e i buchi in agenda e migliora ora l’organizzazione della tua struttura medica.