Fatturazione elettronica in poliambulatorio? Facciamo chiarezza
La fatturazione elettronica in ambito sanitario ha rivoluzionato il modo in cui vengono gestiti i processi amministrativi e contabili all'interno del settore. Questa innovazione ha portato numerosi vantaggi e, se utilizzata anche con il supporto del software per poliambulatorio, restituisce una maggiore efficienza, una riduzione dei costi e una maggiore trasparenza nelle transazioni finanziarie. Facciamo chiarezza sull’erogazione della fatturazione elettronica in poliambulatorio e come un software medico può essere d’aiuto.
Fatturazione elettronica e poliambulatori: facciamo un passo indietro
La fatturazione elettronica è un sistema che viene utilizzato per emettere e gestire le fatture in formato digitale, garantendo una maggiore efficienza e riducendo l'uso di documenti cartacei. Tuttavia, nel contesto della relazione tra un medico e un paziente, non è possibile emettere una fattura elettronica diretta al paziente per diversi motivi:
- Struttura del sistema sanitario: In molti Paesi, la gestione delle spese mediche e delle fatture è organizzata attraverso i sistemi di assicurazione sanitaria o il servizio sanitario nazionale. Di solito, le fatture vengono emesse e gestite direttamente tra i fornitori di servizi sanitari e le compagnie di assicurazione o il sistema sanitario, e non tra i medici e i pazienti stessi.
- Privacy e sicurezza dei dati: Nel settore sanitario, la privacy e la sicurezza dei dati dei pazienti sono di estrema importanza. L'emissione di una fattura elettronica diretta al paziente potrebbe implicare la condivisione di informazioni personali e sensibili in modo diretto e potenzialmente meno sicuro rispetto ai canali standard tra medici e assicuratori.
- Procedure di rimborso: In molti casi, i pazienti richiedono un rimborso delle spese mediche al sistema sanitario nazionale. Emettere una fattura elettronica diretta al paziente potrebbe complicare ulteriormente le procedure di rimborso, richiedendo al paziente di inoltrare la fattura al proprio assicuratore o al sistema sanitario.
Infatti, in Italia, secondo il DL 198/2022, le fatture emesse da un poliambulatorio verso i pazienti non possono essere elettroniche. Ciò significa che tutte le fatture emesse ai pazienti per prestazioni di natura clinico/sanitaria devono continuare a essere emesse in formato analogico (cartaceo). Altrimenti, nel caso in cui lo specialista effettui una prestazione non sanitaria verso una persona fisica o un’impresa, come ad esempio una fatturazione nei confronti di un’azienda o un fornitore, deve emettere la fattura elettronica. Pertanto qual è la differenza tra fattura elettronica e fattura classica? Scopriamolo in dettaglio.
Differenze tra fatturazione sanitaria e fatturazione elettronica in poliambulatorio
La differenza principale tra la fattura elettronica e la fattura classica o sanitaria (cartacea) in ambito medico riguarda il formato e il metodo di emissione e gestione della fattura stessa. Ecco alcuni punti che evidenziano le differenze:
- Formato: La fattura classica in ambito sanitario è un documento cartaceo che viene stampato e inviato in forma fisica al destinatario. La fattura elettronica, invece, è un documento digitale che viene generato, inviato e archiviato in formato elettronico.
- Emissione e invio: Per la fattura classica, il fornitore di servizi sanitari deve compilare manualmente la fattura su carta, includendo tutte le informazioni necessarie. Successivamente, la fattura viene spedita per posta o consegnata di persona al destinatario. Nel caso della fattura elettronica, il fornitore utilizza un software medico per generare la fattura in formato elettronico e inviarla direttamente al destinatario tramite canali elettronici, come l'invio via email o tramite portali di fatturazione elettronica.
- Archiviazione e conservazione: Le fatture classiche richiedono spazio fisico per l'archiviazione e possono essere soggette a smarrimenti o danneggiamenti nel tempo. D'altra parte, le fatture elettroniche possono essere archiviate in modo digitale, semplificando la gestione e garantendo una maggiore durata nel tempo.
- Efficienza e automatizzazione: La fattura elettronica offre vantaggi in termini di efficienza e automatizzazione dei processi. Grazie all'utilizzo di software per poliambulatori, i fornitori di servizi sanitari possono generare le fatture in modo rapido, riducendo gli errori di compilazione e semplificando le attività contabili correlate.
La transizione verso la fatturazione elettronica nel settore sanitario mira a migliorare l'efficienza, ridurre i costi e semplificare la gestione dei documenti, consentendo una maggiore tracciabilità e conformità alle normative fiscali.
Fatturazione elettronica in poliambulatorio: quali vantaggi e opportunità
La fatturazione elettronica offre quindi numerosi vantaggi e opportunità di miglioramento nell'ambito amministrativo e finanziario. Ecco alcuni punti chiave relativi all'applicazione della fatturazione elettronica nei poliambulatori:
- Semplificazione dei processi amministrativi: La fatturazione elettronica elimina la necessità di gestire documenti cartacei e di effettuare operazioni manuali complesse. I poliambulatori possono emettere e ricevere fatture in formato digitale, semplificando la gestione e l'archiviazione delle informazioni finanziarie. Ciò riduce gli errori umani, i tempi di elaborazione e gli oneri amministrativi complessivi.
- Miglioramento dell'efficienza: La fatturazione elettronica permette l'automazione di molte attività, come la generazione, l'invio e l'elaborazione delle fatture. I dati possono essere estratti direttamente dai sistemi di gestione delle prestazioni e dei pazienti, riducendo al minimo il tempo dedicato all'inserimento manuale dei dati. Ciò consente ai poliambulatori di ottimizzare le risorse umane e di concentrarsi su attività più importanti.
- Riduzione dei costi: L'adozione della fatturazione elettronica comporta la riduzione dei costi associati alla stampa, alla spedizione e all'archiviazione di documenti cartacei. I poliambulatori possono risparmiare sui materiali di consumo, sulle spese postali e sui costi di archiviazione fisica dei documenti. Inoltre, l'automazione dei processi consente una maggiore produttività, ottimizzando l'utilizzo delle risorse disponibili.
- Sostenibilità ambientale: affidarsi alla fatturazione elettronica contribuisce a eliminare l’uso di carta e a ridurre l'impatto ambientale. Diminuendo la necessità di stampare e archiviare documenti cartacei si promuove una maggiore sostenibilità.
- Tracciabilità e controllo: La fatturazione elettronica fornisce una tracciabilità completa delle transazioni finanziarie. I dati relativi alle fatture emesse e ricevute sono registrati e archiviati in modo sicuro nei sistemi informatici. Ciò consente ai poliambulatori di monitorare le transazioni, di effettuare controlli e di garantire la conformità alle normative fiscali e alle politiche aziendali.
- Facilità di integrazione con altri sistemi: La fatturazione elettronica può essere integrata con altri sistemi utilizzati all'interno dei poliambulatori, come i sistemi di gestione delle prestazioni e delle visite, i sistemi di fatturazione elettronica delle assicurazioni sanitarie e i sistemi di contabilità interna. Questa integrazione permette uno scambio fluido e automatizzato di dati tra i diversi sistemi, migliorando l'efficienza e riducendo gli errori.
Come gestire la fatturazione elettronica con il software per poliambulatorio
La fatturazione elettronica è una funzionalità supportata da molti software per poliambulatori che generalmente sono progettati per generare, inviare e archiviare fatture elettroniche in conformità con gli standard e le normative. I software medici che presentano l’integrazione con la fatturazione elettronica consentono di automatizzare il processo di emissione delle fatture, riducendo gli errori e semplificando la gestione dei documenti contabili. On.Health è il software medico ideale, grazie alla sua funzionalità dedicata in maniera specifica alla fatturazione elettronica.
Il software medico On.Health e la gestione della fatturazione elettronica
On.Health è il software per poliambulatorio che integra prenotazione, fatturazione e cassa, trasmette in automatico al commercialista o al gestionale amministrativo i dati per la contabilità e invia in modo semplice e diretto i dati per il 730 attraverso il Sistema Tessera Sanitaria. In questo modo, grazie alle diverse funzionalità del modulo fatturazione di On.Health, l’amministrazione del poliambulatorio può gestire correttamente decine di medici, tipi di prestazione e onorari diversi. Il tutto riducendo a zero i possibili errori. Il valido supporto del software per poliambulatori può garantire una gestione delle fatture in modo efficiente e precisa, semplificando così il lavoro del reparto contabilità. Inoltre, grazie al software medico On.Health, è possibile fatturare direttamente dall’agenda, selezionando semplicemente l’appuntamento sul planning delle attività e contabilizzando le prestazioni sanitarie.
In conclusione, affidarsi a un software medico come On.Health significa agevolare e supportare la struttura medica così che sia sempre pronta a gestire nel migliore dei modi i diversi servizi offerti ai pazienti. E Il modulo del software per poliambulatorio On.Health dedicato alla fatturazione è uno degli strumenti di cui una struttura sanitaria non dovrebbe fare a meno.
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