Documenti sanitari in digitale: cosa fare e consigli utili

La conservazione dei documenti sanitari è un’attività molto importante e delicata che deve essere effettuata con grande organizzazione da parte del personale sanitario addetto. Questo non solo perché può aiutare i medici e tutto il poliambulatorio a lavorare in una modalità più efficiente, ma anche perché è un valido supporto nel rispettare le normative vigenti. Scopriamo come conservare al meglio i documenti sanitari e diamo una serie di consigli utili.

 

La dematerializzazione dei documenti sanitari: da dove cominciare

La conservazione in digitale dei documenti presso un poliambulatorio o uno studio medico è diventata ormai un’attività necessaria. È un valido aiuto per tutta l’organizzazione del team medico in quanto spesso, prima del digitale, i documenti venivano abbandonati sulle scrivanie o ammucchiati in modo confusionario con altre carte e ciò poteva causare disordine o, ancor peggio, la perdita di alcuni importanti dati. Inoltre conservare i documenti cartacei poteva essere spesso complesso, in quanto richiedeva molto tempo e tanto spazio in cui riporli all’interno degli uffici di una struttura medica. Proprio per questo la dematerializzazione dei documenti in digitale è diventata una comodità.

I documenti sanitari come le cartelle cliniche, le fatture o le diagnosi, se digitalizzati, possono creare dei veri e propri archivi online che possono velocizzare il lavoro presso il poliambulatorio. Inoltre i documenti possono essere così tenuti al sicuro, senza alcun rischio di perderli.

 

Le normative sulla conservazione dei documenti sanitari

I documenti sanitari possono essere conservati online per facilitare l’organizzazione del poliambulatorio ma è necessario fare attenzione alle normative dedicate alla conservazione di tali documenti. Le principali normative relative alla conservazione dei documenti sanitari sono tre e indirizzano le strutture mediche su come comportarsi con i diversi documenti relativi ai pazienti e alla struttura stessa, digitali o cartacei che siano:

• Circolare del 19 dicembre 1986 n. 900 del Ministero della Sanità – fa riferimento alla conservazione delle cartelle cliniche e dei referti;
• L’art. 4 del decreto ministeriale datato 14 febbraio 1997 – fa riferimento alla documentazione radiologica;
• L’art. 5 del decreto ministeriale datato 18 febbraio 1982 – fa riferimento alla documentazione dedicata agli accertamenti effettuati durante le visite mediche, in particolare nel caso di un atleta agonista (es. certificato di idoneità sportiva).

Queste normative sono delle linee guida che consentono alle strutture ospedaliere di gestire al meglio tutti i documenti. Inoltre vanno a segnalare anche i tempi di conservazione delle cartelle sanitarie: ogni documento medico ha una sua “scadenza” e, per questa ragione, nell’archiviazione cartacea e soprattutto in quella online, i dati devono essere suddivisi in modo differente, chiaro e preciso. Vediamo insieme come.

 

1. Documenti sanitari da conservare in modalità illimitata

Le cartelle cliniche, il consenso dei dati personali, gli esami di laboratorio e le radiografie fanno parte di questa categoria di conservazione. Questi dati sono molto delicati e fanno parte del percorso di vita e di salute di un paziente, pertanto non devono essere mai eliminati dagli archivi digitali o cartacei di un poliambulatorio o di uno studio medico.

2. Documenti sanitari da conservare fino al termine dell’attività medica

Nel caso di un eventuale chiusura del poliambulatorio o dello studio medico, alcuni documenti come i certificati di garanzia di attrezzature, laboratori analisi o attestati possono essere eliminati in quanto, essendo documenti legati più che altro alla struttura medica, non sono più di pubblica utilità.

3. Documenti sanitari da conservare per almeno 40 anni

Fanno parte di questa categoria di conservazione tutti i documenti che fanno riferimento alla retribuzione del personale sanitario assente dal lavoro per responsabilità di terzi.

4. Documenti sanitari da conservare per almeno 30 anni

Tutti i documenti sanitari relativi a liquidazioni, decreti, ordinanze o attività produttive devono essere conservati per almeno 30 anni, in digitale o in cartaceo, presso la struttura medica. 

5. Documenti sanitari da conservare per almeno 20 anni

In questo caso si parla di tutti i documenti che fanno riferimento a patenti speciali rilasciate dalla commissione medica locale oppure di registrazioni relative al sangue come anticorpi, reazioni trasfusionali o prove di compatibilità.

6. Documenti sanitari da conservare per almeno 10 anni

In questo ultimo gruppo fanno parte tutti i documenti come fatture, documenti contabili o fiscali, estratti conto, campioni e consulenze.

Una volta che si seguono queste normative e i documenti sanitari arrivano a scadenza, è possibile distruggere i documenti. Come si può procedere? Vediamolo a seguire.

 

Come distruggere i documenti sanitari

Le normative che abbiamo appena visto si rifanno dunque alla conservazione dei documenti sanitari, sia in formato cartaceo che digitale, ma come possono essere in seguito distrutti? Anche in questo caso ci sono delle regole da seguire.

Il Titolare del trattamento dei dati – quindi il titolare del poliambulatorio (ne abbiamo parlato qui) – è responsabile non solo di tutti i documenti sanitari cartacei o digitali, ma anche della loro distruzione dal momento che contengono dati relativi allo stato di salute (dati sensibili) e quindi anche informazioni oggetto di particolari misure di sicurezza sotto un profilo di normativa GDPR. La privacy dei pazienti va assolutamente garantita e tutelata in qualunque occasione, pertanto anche durante la distruzione di cartelle cliniche, diagnosi, esami o radiografie bisogna tenerne conto. Per approfondire l’argomento, è possibile scoprire di più sul GDPR nel nostro articolo dedicato qui.

 

Alcuni consigli su come conservare perfettamente un archivio digitale

Abbiamo visto come si dovrebbero gestire i documenti sanitari, le normative dedicate e le diverse situazioni del caso di cui tenere conto. Pertanto è ora il momento di scoprire come è possibile rendere più pratica e semplice la dematerializzazione al fine di organizzare al meglio tutti i documenti in digitale, grazie anche all’aiuto del software per poliambulatorio On.Health.

 

• La sicurezza dei documenti

Abbiamo visto come sia fondamentale la sicurezza dei dati sanitari, soprattutto in termini di privacy e GDPR. Proprio per questo è molto importante archiviare i dati online in modo protetto e sicuro.

I documenti sanitari contengono categorie particolari di dati e, una volta che vengono affidati al digitale, il software gestionale scelto dalla struttura medica deve poter garantire una buona protezione e archiviazione. Il software medico On.Health, essendo un gestionale in cloud, consente la dematerializzazione dei dati e garantisce tutta la sicurezza necessaria a proteggerli.

• Organizzare al meglio i documenti

Come poter gestire al meglio i documenti sanitari dematerializzati? Semplice: attraverso la creazione di un pratico archivio diviso per categorie. Esattamente come quando si suddividono i file nel computer per varie cartelle, anche i documenti dematerializzati come referti, cartelle cliniche, fatture ed esami possono essere inseriti in compartimenti, così che sia tutto ben organizzato e diventi molto semplice cercarli in un secondo momento. Ma attenzione al criterio con cui si suddividono i documenti: è consigliato dividerli non solo in base al tipo di documento, ma anche in base all’importanza, alla storicità e alla sicurezza.

• Evitare gli errori con un protocollo standard

I documenti sanitari, se dematerializzati correttamente e affidati ad un software gestionale efficiente come On.Health, non dovrebbero prevedere errori. In caso contrario è comunque possibile correre ai ripari: infatti è consigliato generare un protocollo standard di dematerializzazione sul software medico che sia uguale per tutto il personale sanitario, così che si azzerino le possibilità di errore in qualche passaggio durante il caricamento dei dati.

• Utilizzare un software gestionale che possa supportare il processo

Tutti questi consigli e normative possono essere effettuati in modo semplice e rapido grazie all’utilizzo di un software per poliambulatorio. On.Health è il gestionale medico in cloud che consente di accedere in sicurezza a tutti i dati del poliambulatorio ovunque tu voglia e in qualsiasi momento. Effettuiamo back-up automatici 7 giorni su 7, così da non rischiare mai di perdere i documenti e, soprattutto, il software gestionale garantisce un’archiviazione snella e sicura dei dati. Scopri qui la funzionalità in cloud per la dematerializzazione dei dati del gestionale medico On.Health.

 

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