Cinque pratici consigli per evitare il calo dei pazienti e migliorarne la gestione
La gestione di un poliambulatorio è una vera e propria sfida e richiede una gran conoscenza dei possibili bisogni di un paziente. Infatti questo è al centro dei servizi offerti e pertanto la totale dimensione della struttura medica deve essere costruita su misura.
Abbiamo raccolto qui cinque pratici consigli e accorgimenti che il responsabile di un poliambulatorio deve tenere a mente al fine di garantire un ambiente e un servizio sempre efficiente per ogni paziente.
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Sala d’aspetto e reception: evita le attese e riduci le code
Le prime cose che il paziente vede al suo arrivo presso un poliambulatorio sono la sala d’aspetto e la reception. Entrambi sono spazi fondamentali dal momento che rappresentano il primo contatto con la struttura medica e fanno quindi da “biglietto da visita”. Spesso e volentieri, però, sono pieni di confusione e di code, cosa che può scoraggiare i pazienti.
Pertanto è importante che le risorse interne al poliambulatorio riescano a gestire al meglio tali spazi al fine di ridurre il tempo di attesa dei pazienti e di farli sentire più sereni e a loro agio prima di una visita. Ma come organizzare al meglio la zona e, soprattutto, come ridurre le code? Semplice, con un software medico come On.Health.
Il software per poliambulatorio On.Health può supportare gli operatori sanitari nel migliorare la gestione dell’area attraverso una serie di funzionalità che possono tenere sotto controllo i pazienti e le visite fissate. I motivi per cui spesso si creano le code possono essere molteplici, come ad esempio ritardi, risorse sanitarie carenti, aspetti burocratici e molto altro. L’aiuto di un gestionale medico può fare la differenza nel ridurre queste problematiche, infatti con il software medico On.Health è possibile prevenire i ritardi, sgravare in velocità gli aspetti burocratici e fiscali e gestire i pazienti in modo più efficiente.
La reception ha il compito di gestire il paziente e, per farlo, deve avere accesso a tutta una serie di informazioni inerenti a diversi ambiti (personale, clinico, finanziario, amministrativo, ecc.). Tali dati possono agevolare di molto la gestione dei pazienti, ad esempio semplificando i processi di registrazione, pagamento o prenotazione di una visita o di un esame.
Il software per poliambulatorio On.Health consente di facilitare questa gestione attraverso una dashboard dedicata: tutte le volte che il personale sanitario interagisce con un paziente, la dashboard può essere modificata con le informazioni utili direttamente da PC o tablet. Tutto ciò per fornire al paziente un servizio molto più efficiente presso la reception e la sala d’attesa, così da evitare code e affollamenti.
E per evitare ritardi che possono creare confusione? Utilizziamo dei promemoria! Il software medico On.Health consente di attivare un pratico servizio di promemoria sugli appuntamenti in programma, così da evitare ritardi o, peggio, no-show. Il promemoria è totalmente automatizzato e consiste nell’inviare ai pazienti SMS e/o email con un reminder della tipologia di visita, del medico specialista e naturalmente dell’orario e del giorno in cui l’appuntamento è in programma. Una funzione davvero utile, che rende il paziente sempre aggiornato, puntuale ed in sinergia con il flusso organizzativo della reception.
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Fai conoscere il poliambulatorio a possibili nuovi pazienti
Può capitare che i possibili pazienti non si rivolgano ad un poliambulatorio semplicemente perché non lo conoscono e tale problematica, a lungo andare, può portare ad un calo di pazienti. Quali soluzioni si possono attuare affinché ciò non capiti? Una strategia di comunicazione e la presenza online!
Anche nell’ambito medico inizia ad essere fondamentale avere un sito web che sia completo e ricco di informazioni relative ai servizi offerti o al poliambulatorio stesso, questo perché sono sempre più i possibili pazienti che si affidano ad internet per cercare una struttura medica che sia funzionale ai propri bisogni. È dunque importantissimo sapere anche cosa cercano online i possibili nuovi pazienti, così da intercettare i loro bisogni. Inoltre, oltre a questo aspetto informativo, bisogna anche tenere in considerazione che molti utenti sono interessati a prenotare le visite o gli esami direttamente online, senza passare fisicamente presso la reception. Ciò può agevolare non solo le prenotazioni del poliambulatorio, ma può sgravare anche il lavoro di registrazione che viene spesso effettuato dalla reception. Pertanto, grazie al sito web e ad internet, sono i pazienti che si occupano direttamente di questo passaggio in quanto online possono registrarsi, lasciare i propri dati, prenotare un appuntamento e pagare le prestazioni. Il software medico On.Health consente loro di interagire con il poliambulatorio attraverso un sito web efficace, performante e con sistema di prenotazione facile da usare. Questo strumento non solo supporta le prenotazioni di possibili nuovi (o vecchi) pazienti presso la struttura medica, ma aiuta anche a farsi conoscere maggiormente presso la propria zona o in tutta Italia.
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Ottimizza la gestione degli appuntamenti
Gli appuntamenti sono la funzione più importante di un poliambulatorio e gestirli al meglio è fondamentale per non rischiare di creare confusioni e seccature da parte dei pazienti. Per questo, utilizzare un gestionale medico è la soluzione giusta per organizzare al meglio tutte le visite e gli esami e, nel caso del software per poliambulatorio On.Health, il calendario dinamico è lo strumento ideale.
Il calendario dinamico è una pratica agenda a servizio del personale medico che consente di spostare e modificare gli appuntamenti in modo semplice e rapido. Anche le situazioni più complesse possono essere gestite con il calendario dinamico, in quanto il software medico On.Health utilizza un’esperienza semplificata così che il medico di turno o il personale addetto non commetta errori e sia tutto ben sincronizzato. Tale gestione degli appuntamenti può supportare di molto le risorse interne, dal momento che agevola l’organizzazione, la rende decisamente più rapida e, in aggiunta, contribuisce a trasmettere al paziente la percezione di affidarsi ad una struttura medica efficiente e puntuale.
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Controllo di tutte le attività presso il poliambulatorio
Il direttore o il responsabile della struttura medica è tenuto a controllare tutto ciò che avviene in termini organizzativi e di attività, così da ridurre eventuali criticità che possono sorgere. Se tutto il processo di gestione è ben organizzato e controllato, le risorse interne al poliambulatorio non solo lavorano meglio, ma sono anche in grado di fornire risposte puntuali alle domande poste dai pazienti e di ottimizzare i servizi offerti.
Infatti i controlli interni servono anche per definire i possibili interventi che possono migliorare la gestione del poliambulatorio. Ma cosa controllare? Vediamolo per punti:
- Valutare la patient journey
La patient journey sono tutte le azioni che un paziente compie dal primo momento in cui si rivolge ad una struttura medica fino alla completa diagnosi e terapia da effettuare (ne abbiamo parlato qui). È importante monitorare la journey al fine di stabilire la corretta organizzazione del poliambulatorio, dei servizi offerti ma anche la soddisfazione del paziente. È necessario valutare i punti di forza e i punti di debolezza di questo flusso al fine di migliorare sempre più le prestazioni offerte.
- Gestione della turnistica
Organizzare e controllare il corretto processo di turnistica delle risorse interne è molto importante al fine di ottimizzare le attività e di concorrere all’ottenimento della diminuzione dei costi di gestione del personale. Pertanto verificare i turni del personale medico è un aspetto che non solo agevola gli appuntamenti dei pazienti, ma anche il poliambulatorio stesso.
- Analizzare i dati
Anche un poliambulatorio, esattamente come un’impresa, presenta dei dati da analizzare e interpretare. Ciò è necessario affinché il direttore sanitario possa decidere quale strategia intraprendere per il futuro del poliambulatorio, monitorando gli indicatori di efficienza delle attività per mezzo di strumenti come la business analytics e la business intelligence. Il software per poliambulatorio On.Health è un alleato prezioso in questo, dal momento che presenta moduli dedicati per un’analisi efficiente e chiara, che consente anche di misurare i pazienti in calo e il livello di soddisfazione per l’organizzazione del poliambulatorio.
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Servirsi della tecnologia al 100%
Sembra scontato arrivati fin qui, ma in realtà non lo è. Per poter garantire una gestione ottimale del poliambulatorio e per poter seguire tutti i consigli fin qui elencati, la tecnologia è indispensabile. L’utilizzo di un gestionale medico come On.Health offre al poliambulatorio tutta una serie di vantaggi che aiutano ad aumentare la produttività e a migliorare l’organizzazione.
Inoltre aiuta ad accelerare e semplificare molte attività interne: basti pensare alla presa appuntamenti o alla gestione dei turni delle risorse. Non a caso, tale possibilità tecnologica aiuta anche ad ottimizzare la quotidianità lavorativa dei medici e del personale sanitario proprio perché le comunicazioni possono avvenire più in fretta, possono essere condivise tra più reparti e i medici possono così leggere un quadro completo del paziente senza dover ricercare documenti cartacei o altri medici che seguono il caso.
In questo modo i medici risparmiano molto tempo prezioso, tempo utile che possono dedicare ai pazienti, contribuendo così a migliorare la loro soddisfazione e ad ottimizzarne la gestione.
Alla luce di questi cinque consigli, quindi, è importante affidarsi a un software per poliambulatorio ed On.Health è la soluzione ideale. Essendo un gestionale medico completo e semplice da utilizzare, può aiutare a migliorare l’efficienza e la produttività della struttura medica, a combattere i no-show e il calo dei pazienti e ad ottimizzare la gestione di tutte le attività, a partire dalla presa appuntamenti.
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