4 consigli per una sala d’attesa accogliente in poliambulatorio
Quando i pazienti accedono in un poliambulatorio, il primo spazio con cui entrano in contatto è la sala d’attesa: un’area in cui i pazienti trascorrono diverso tempo e che può influire sulla loro opinione nei riguardi della struttura medica. Ecco quindi 4 pratici consigli che possono aiutare a rendere la sala d’attesa più accogliente, sicura e organizzata, anche con l’aiuto del software per poliambulatorio.
1- Rendi la sala d’attesa più accogliente con un arredamento semplice ed efficace
La prima impressione è molto importante e, spesso, è quella che conta di più. Proprio per questo l’arredamento della sala d’attesa deve essere scelto con cura poiché deve mettere a proprio agio i pazienti che aspettano il proprio turno per una visita o un esame. La sala d’attesa di un poliambulatorio deve riuscire a trasmettere armonia e tranquillità e l’arredamento può fare certamente la differenza. Vediamo quali arredi possono aiutare a raggiungere questo obiettivo.
Installa un arredamento minimale e rilassante
La parola d’ordine per l’arredamento di una sala d’attesa di un poliambulatorio è “minimale”. Per quanto sia importante trasmettere una sensazione di tranquillità ai pazienti, la struttura medica è pur sempre un luogo professionale e, proprio per questo, è consigliato utilizzare un arredamento semplice e minimale, così da eliminare possibili intralci (soprattutto se l’ambiente è frequentato anche da bambini). Pertanto è utile puntare su sedie confortevoli, tavolini non troppo grandi e appendiabiti. Inoltre un elemento d’arredo tecnologico può essere molto utile da installare: inserire un tablet nella sala d’attesa può aiutare i pazienti a ingannare l’attesa e a sentirsi più a loro agio. Se il tablet installato viene collegato al software per poliambulatorio, i pazienti possono utilizzarlo per rispondere a sondaggi, lasciare recensioni, verificare l’orario dell’appuntamento o valutare altre prestazioni. Pertanto questa scelta, grazie all’utilizzo del software per poliambulatori, porta vantaggi sia ai pazienti sia alla struttura stessa, in quanto possono essere raccolte informazioni importanti su come migliorare il servizio.
Infine un fattore che può aiutare a rendere l’ambiente più rilassante è il giusto accompagnamento musicale. Alcune sale d’attesa diffondono musica o sono collegate a stazioni radio, così da rendere l’area più tranquilla e trasmettere la sensazione di confort e professionalità.
Scegli sedie comode e pratiche
Può sembrare banale, ma la scelta delle sedie è molto importante. I pazienti presenti in sala d’attesa hanno bisogno di attendere il proprio turno su sedie comode e pratiche, così da aiutarli arilassarsi. Altro aspetto consigliato nella scelta delle sedie per la sala d’attesa è il colore: è sconsigliato scegliere sedie dai colori sgargianti e brillanti come il rosso, l’arancione o il giallo perché tendono a trasmettere agitazione, mentre invece è utile puntare su colori come azzurro o verde, dal momento che diffondono un senso di calma e tranquillità.
Utilizza un’illuminazione fredda e neutra per trasmettere confort
Spesso l’illuminazione è un fattore molto sottovalutato, invece si tratta di un elemento determinante perché può condizionare il giudizio dei pazienti verso il poliambulatorio. La luce deve essere adeguata all’ambiente dal momento che può spingere i pazienti a rilassarsi durante l’attesa e ad inquadrare la zona come un luogo confortevole e piacevole. La luce calda potrebbe sembrare una soluzione valida dal momento che trasmette relax e confort ma è poco adatta a un poliambulatorio, che comunque deve rimanere un luogo professionale e istituzionale. Anche utilizzare esclusivamente luce fredda rimane sconsigliato, dato che trasmetterebbe un senso di urgenza. Il consiglio ideale è quindi quello di installare un’illuminazione a metà strada tra luce fredda e luce neutra, soluzione valida non solo per la sala d’attesa, ma per tutto il poliambulatorio. Le due tonalità di luce combinate trasmetteranno così un clima più rilassato e gradevole.
2- Sii accogliente e pronto a rispondere a ogni dubbio dei pazienti
Nel caso in cui un paziente entri in poliambulatorio e attenda il proprio turno per una prestazione presso la sala d’attesa, è consigliato che sia accolto da un receptionist o da un addetto alla segreteria. Questo perché alle volte il paziente è smarrito e affidarsi a uno staff in reception può fare la differenza. Oltre a essere un primo punto di contatto, la reception svolge inoltre una funzione di raccordo tra medici e pazienti, dal momento che si occupa di gestire l’agenda, rispondere al telefono, prendere appuntamenti, ricordare e inviare i promemoria, raccogliere le informazioni del paziente e rispondere alle sue domande. Inoltre, nel caso in cui ci siano ritardi da parte del medico che deve svolgere la visita, il paziente deve esserne messo subito al corrente così che possa attendere il proprio turno presso la sala d’attesa in tranquillità e senza alcuna ansia.
Ad ogni modo la figura del receptionist è molto importante: spesso i pazienti hanno necessità di sciogliere alcuni dubbi ed è possibile che non tutti conoscano bene la struttura medica e le sue regole.
3- Sala d’aspetto troppo affollata? Riduci l’attesa dei pazienti con il software per poliambulatori
Abbiamo visto, quindi, quanto sia importante curare la sala d’attesa. Ma c’è anche un ulteriore consiglio che è necessario seguire al fine di garantire la massima tranquillità e fiducia nei riguardi dei pazienti: cercare di ridurre l’attesa. Se i pazienti che attendono il proprio turno iniziano a essere molti, si potrebbe creare una folla all’interno della sala d’aspetto che potrebbe infastidire chi è in attesa e portarlo a provare una sensazione di sfiducia nei confronti del poliambulatorio. Ma cosa fare per poter ridurre le attese e quindi evitare le folle? Utilizzare la tecnologia. Affidarsi al software per poliambulatori On.Health vuol dire gestire al meglio le prenotazioni dei pazienti e comunicare con loro in modalità digitale.
Nel caso di ritardi o buchi in agenda, è possibile avvisare i pazienti nell’immediato attraverso il servizio automatico di promemoria. Attraverso l’invio di mail e/o SMS, i pazienti saranno sempre informati su modifiche o ritardi in calendario e potranno riprogrammare o disdire un appuntamento senza doversi recare fisicamente presso il poliambulatorio.
Lo stesso processo vale anche per il pagamento di una fattura o il download di un referto. Con il modulo dedicato alla prenotazione online del software per poliambulatorio On.Health, infatti, molte attività possono essere effettuate direttamente online e i pazienti avranno così una maggiore autonomia su una serie di azioni che, non solo sgraveranno la struttura medica, ma ridurranno anche l’attesa presso la reception o la sala d’aspetto.
4- Tutela i pazienti anche in sala d’attesa con il badge virtuale del software per poliambulatorio
Anche durante l’attesa per una visita o un esame, i pazienti devono essere tutelati nel pieno rispetto della loro privacy. La loro salute è molto importante ma si tratta anche di un tema molto delicato: proprio per questo sono state emanate molte leggi che tutelano i dati dei pazienti (ne abbiamo parlato qui) e l’utilizzo di un software medico non può che aiutare. Ad esempio, spesso, i medici di base chiamano i loro pazienti per nome quando questi si trovano in sala d’attesa, ma all’interno di un poliambulatorio o di una struttura medica pubblica non si possono divulgare i dati dei pazienti, anzi, questi devono essere tutelati. Ma come poter comunicare con loro mentre sono in poliambulatorio senza ledere la loro privacy e assicurare la massima riservatezza? La soluzione è un badge virtuale. Il software per poliambulatori On.Health mette a disposizione la funzionalità badge virtuale – presente nell’APP di On.Health - che consente ai pazienti che entrano nella struttura medica di essere individuati con specifici sensori e di fruire in tempo reale di una serie di servizi, tra cui la segnalazione del proprio turno per un appuntamento o l’accesso riservato a determinati spazi in cui svolgere le terapie. Questa nuova funzionalità dell’APP del software medico On.Health è molto utile sia per i pazienti che per lo staff medico dal momento che agevola la comunicazione e la rende più immediata e intuitiva. Inoltre, attraverso questa funzionalità del software per poliambulatorio, la struttura medica tenderà sempre più ad automatizzare le procedure interne e a controllare gli accessi dei pazienti, portando così a una gestione degli appuntamenti e a una accoglienza molto più semplice ed efficiente.
In conclusione abbiamo visto come la sala d’attesa sia un vero e proprio biglietto da visita per un paziente e come sia importante seguire i 4 consigli appena forniti, così che questo spazio sia organizzato nel migliore dei modi e possa influenzare positivamente l’opinione dei pazienti. Un arredamento minimale e ben gestito può farli sentire accolti e, inoltre, la reception deve rispondere a tutte le domanderichieste così da rendere il passaggio presso la sala d’aspetto rapido e distensivo, senza alcuna folla e nel massimo rispetto della privacy. In buona parte tali consigli possono concretizzarsi anche grazie al supporto del software per poliambulatorio On.Health che, con le sue molteplici funzionalità, può aiutare il personale medico a garantire una patient journey ottimale, soprattutto a partire dalla sala d’aspetto.
Affidati al software per poliambulatori On.Health: contattaci e gestisci al meglio il tuo poliambulatorio al fine di garantire un’erogazione dei servizi nei riguardi dei pazienti sempre rapida, efficiente ed efficace.
