Come avere un archivio paperless e i suoi vantaggi

Come avere un archivio paperless e i suoi vantaggi

Un archivio paperless per organizzare al meglio il lavoro

Liberarsi della carta diventa essenziale quando una struttura sanitaria ne accumula moltissima negli anni, soprattutto per ottimizzare l’organizzazione e la gestione del lavoro dei dipendenti.

Inoltre conservare le cartelle cliniche o i documenti relativi ad una struttura sanitaria è molto complesso e delicato e quindi andrebbe gestito in una modalità corretta, soprattutto al fine di evitare errori o documentazioni perse. Per le strutture sanitarie, dunque, sarebbe ottimale utilizzare un archivio paperless così da dematerializzare tutti documenti prodotti, come i moduli di consenso, le fatture e la documentazione clinica.

Ma quali sono esattamente i vantaggi che apporta l’utilizzo dell’archivio paperless? Scopriamolo insieme.

 

Migliora la tua struttura con l'utilizzo dell'archivio paperless

Dall’utilizzo dell’archivio paperless, la tua struttura sanitaria non potrà che trarne giovamento: tantissimi problemi legati all’archiviazione possono essere risolti in velocità e la possibilità di commettere degli errori diventa dunque davvero minima.

Questo perché la conservazione digitale dei documenti permette un’archiviazione molto rapida e semplice ed il lavoro che c’è dietro alla gestione dei documenti medici verrà dimezzato in termini di tempistiche. Inoltre l’utilizzo del paperless permette una ricerca immediata del documento in questione, così da poter garantire un servizio efficiente e rapido, soprattutto davanti alle richieste dei pazienti. Per non parlare poi della totale diminuzione dell’utilizzo della carta, cosa che comporta di conseguenza un abbattimento dei costi di prodotto oltre che di sostegno per l’ambiente. Questa scelta più economica e green aiuta anche a diminuire lo spazio fisico dedicato all’archiviazione presso il poliambulatorio medico, consentendo dunque un ambiente di lavoro più ampio, che può essere dedicato ad altri servizi che possono rendere la tua struttura ancora più efficiente oltre che moderna e all’avanguardia.

Per rispondere a tali esigenze, il software gestionale medico On.Health mette a disposizione una funzionalità dedicata, ovvero il modulo di Conservazione Digitale, dando così la possibilità a tutti i poliambulatori e alle strutture sanitarie di dematerializzare i documenti e di archiviarli in modalità automatizzata, aumentandone dunque la facilità di reperimento. La conservazione digitale o archivio paperless comporta per questo una moltitudine di vantaggi, vediamoli insieme.

 

Quali vantaggi apporta l'archivio paperless del software gestionale On.Health?

Chiaramente uno dei primi vantaggi che apporta l’utilizzo dell’archivio paperless è l’ordine. Basta confusione: l’archivio digitale permette di mantenere nel tempo tutti i documenti in modalità ordinata, garantendo così un miglioramento della gestione della struttura medica e rendendola più efficiente. Infatti la conservazione digitale permette una maggiore organizzazione e di conseguenza è molto più facile ricercare i documenti, sono immediatamente reperibili e consultabili in semplicità.

Inoltre dal momento che il modulo archivio paperless è parte integrante del software per poliambulatorio On.Health, è possibile regolamentare e sincronizzare qualunque cosa possa essere utile per una migliore gestione dei documenti sanitari. Ad esempio scadenze, formati, etc., sono già sincronizzati con il software gestionale, tutto in un'unica e semplice soluzione che rende più efficiente il servizio presso la struttura sanitaria.

L’archivio paperless consente di configurare anche N. consensi direttamente sul software gestionale On.Health. Questo avviene grazie alla firma digitale, in particolare attraverso la firma grafometrica e con la firma digitale della smart card che permettono un’archiviazione automatizzata e veloce. 

 

Come funziona l'archivio paperless e quali sono le modalità?

Il modulo di conservazione digitale è necessario per tutte le strutture mediche che vogliono tenersi al passo con i tempi. Infatti osserviamo già da diversi anni, ad un processo di digitalizzazione che riguarda la sanità in quanto i documenti dedicati devono essere adeguatamente protetti, soprattutto se si parla di informazioni personali e delicate.

Ciò dunque crea il bisogno da parte della sanità e delle sue strutture di poter garantire una conservazione dei documenti come cartelle cliniche, fatture e documenti aziendali che sia migliorativa e continuativa nel tempo. In sintesi parliamo di innovazione e gestione ottimizzata ed il modulo archivio paperless di On.Health è pronto ad accompagnare il tuo poliambulatorio medico in un percorso digitale senza precedenti.

 

  • CONSERVAZIONE DIGITALE CARTELLE CLINICHE

     

    Come già detto, è necessario per una struttura sanitaria che tutti i documenti siano conservati correttamente. In particolare le cartelle cliniche, che rappresentano un atto ufficiale, sono indispensabili per garantire la certezza del diritto del paziente e devono assolutamente essere ben ordinate e salvate nel digitale.

    Per questo il software gestionale per poliambulatori On.Health mette a disposizione un modulo molto efficace per personalizzare la cartella clinica in autonomia, migliorando così la qualità del servizio e personalizzando il documento per ogni specialista. Si tratta del modulo Cartella Clinica Personalizzabile che permette di gestire la storia clinica dei pazienti attraverso l’upload automatico di documentazione cartacea e di condividere in semplicità informazioni tra personale medico e amministrativo, interfacciando direttamente anche la strumentazione biomedicale (es. ECG). Il salvataggio delle cartelle cliniche è possibile attraverso lo spazio di archiviazione On.Health presente sul cloud, così che ogni qualvolta un documento viene compilato e caricato nel sistema sarà sempre presente in archivio e sarà possibile ricercarlo in velocità sul software gestionale con pochi filtri. L’obiettivo principale della cartella clinica digitale è di semplificare il processo sanitario digitale e il software gestionale On.Health, con i suoi moduli dedicati, permette una personalizzazione del documento davvero all’avanguardia.

    Tutto questo quindi sempre in rapidità, facilità e senza margine di errore.

  • AGENDA DIGITALE

     

    Non a caso, una delle funzioni in assoluto più necessarie per una struttura sanitaria all’avanguardia è una gestione ottimale delle prenotazioni digitalizzate. Con il software gestionale medico On.Health e grazie al modulo di conservazione digitale è ancora più semplice avere a propria disposizione un’agenda che sia intuitiva e facilmente utilizzabile, dal momento che è sincronizzabile con tutto il software.

    Il gestionale per poliambulatori On.Health mette a disposizione inoltre un planning digitale che consente di gestire il lavoro dei medici presenti in struttura con semplicità e senza possibilità di errore. Se una volta serviva carta e penna per poter fissare in un calendario i turni dei professionisti sanitari, ora è tutto racchiuso in un semplice calendario digitale facile e intuitivo.

    Lo stesso vale per il planning multiagenda, funzione nata per incrociare le agende dei diversi medici con la disponibilità di ambulatori, spazi e macchinari. Lo stesso sistema gestionale suggerisce come e dove erogare le risorse necessarie per le combinazioni migliori, sempre tutto online, riducendo così i tempi di attesa di un paziente ed ottimizzando l’impiego delle risorse a disposizione. 

 

  • CONSERVAZIONE DIGITALE DEI CONSENSI PRIVACY E DEI CONSENSI INFORMATO

     

    Le cartelle cliniche, le fatture e qualunque altro documento che viene conservato digitalmente, così come per il cartaceo, devono necessariamente essere trattati al meglio in quanto rappresentano una preziosa fonte documentaria per le ricerche di carattere sanitario. Secondo la normativa del Ministero della sanità del 19 dicembre 1986 n. 900., le cartelle cliniche, ad esempio, devono essere conservate per sempre.

    Nel caso particolare della conservazione digitale, secondo le normative italiane, è importante adottare delle regole che garantiscano l’accessibilità, l’utilizzabilità, l’autenticità e la reperibilità dei documenti e dei fascicoli informatici nel medio e lungo periodo, in un ambiente tecnologico (presumibilmente) diverso da quello originario. Per questo arriva in soccorso delle strutture mediche il software gestionale medico On.Health, garantendo così il massimo della tutela e della conservazione in digitale.

    Il modulo di archiviazione paperless fornisce inoltre anche un ottimale trattamento per quanto concerne l’informativa sulla privacy. Difatti il D.Lgs. 196/03 art.13 sancisce che i documenti sanitari devono essere in forma concisa, trasparente, intelligibile e facilmente accessibile, con un linguaggio semplice e chiaro. In più con l’entrata in vigore del GDPR, il paziente non deve più esprimere per forza il proprio consenso affinché il titolare possa lecitamente trattare i suoi dati. Fondamentale è invece il consenso del paziente per i trattamenti relativi al Fascicolo Sanitario Elettronico, alla consegna del referto online, all’utilizzo di App mediche e a tutto ciò che concerne finalità promozionali o commerciali

    Come fare per avere in digitale il consenso del paziente? Semplice, c’è la firma grafometrica! Come già spiegato qui (link all’articolo dedicato), la firma grafometrica è una firma elettronica olografica che, grazie all’utilizzo della apposita penna e di un tablet, viene realizzata a mano da parte del paziente. Per tanto è molto utile dal momento che consente di validare i referti, richiedere i consensi e firmare l’autorizzazione direttamente in digitale.

    Il consenso informato invece non nasce con il GDPR ma è regolato dalla legge 22 dicembre 2017, n. 219 che all’art. 1 c.3 e dichiara che:

    “Ogni persona ha il diritto di conoscere le proprie condizioni di salute e di essere informata in modo completo, aggiornato e a lei comprensibile riguardo alla diagnosi, alla prognosi, ai benefici e ai rischi degli accertamenti diagnostici e dei trattamenti sanitari indicati, nonché riguardo alle possibili alternative e alle conseguenze dell’eventuale rifiuto del trattamento sanitario e dell’accertamento diagnostico o della rinuncia ai medesimi. Può rifiutare in tutto o in parte di ricevere le informazioni ovvero indicare i familiari o una persona di sua fiducia incaricati di riceverle e di esprimere il consenso in sua vece se il paziente lo vuole. Il rifiuto o la rinuncia alle informazioni e l’eventuale indicazione di un incaricato sono registrati nella cartella clinica e nel fascicolo sanitario elettronico.”

    Difatti il medico o il gestore di una struttura sanitaria non può assolutamente prescindere da questo consenso informato e ciò presuppone la legittimità del trattamento medico-chirurgico.

 

Un archivio paperless al 100% GDPR compliant

Il software per poliambulatori On.Health per le questioni relative alla sicurezza dei dati e al GDRP si impegna particolarmente per fornire assistenza e un servizio necessario a tutte le strutture sanitarie. Spesso i dipendenti dei poliambulatori o gli stessi professionisti sanitari non hanno competenze e risorse per gestire direttamente questi temi e per tanto Onit Sanità, attraverso la strategia di appoggiare il software gestionale On.Health in cloud, permette l’archiviazione totale dei dati al 100% GDPR compliant.

Ciò dunque garantisce per la struttura medica e per tutti i suoi pazienti il pieno e totale rispetto delle normative vigenti in materia di sicurezza e privacy. In più grazie al back-up automatico sul cloud è possibile la recovery dei dati che rimangono sempre aggiornati ed assolutamente mai perduti.

 

Contattaci per scoprire di più sul modulo dedicato all'archivio paperless. On.Health è il software per poliambulatorio ideale per aiutarti a digitalizzare e ad ottimizzare al meglio la gestione della tua struttura sanitaria.